Revisión de las 5:00 p. m.

He estado contribuyendo a PCMag desde 2011, a veces como analista y actualmente como subdirector editorial del equipo de software. Mi columna, Organícese, se publica en PCMag desde 2012. Brinda consejos sobre cómo administrar todos los dispositivos, aplicaciones, fotos digitales, correo electrónico y otras tecnologías que pueden hacerle sentir que va a tener un ataque de pánico. .

5pm es una aplicación de administración de proyectos en línea capaz que realiza todas las tareas básicas requeridas para administrar un proyecto, a un precio competitivo para las pequeñas empresas. Incluye vistas de diagramas de Gantt, informes de carga de trabajo, una aplicación de chat, opciones de integración para servicios que las pequeñas empresas ya pueden usar y una API abierta. La interfaz está un poco anticuada y no tiene características destacadas que no se encuentren en las mejores aplicaciones de gestión de proyectos. 5pm no lo dejará boquiabierto, pero puede ayudar a las pequeñas empresas a administrar proyectos de manera efectiva y por un precio justo.

Las principales opciones de PCMag entre las aplicaciones de gestión de proyectos son Zoho Projects, Teamwork Projects y LiquidPlanner. En comparación con las 5 p. m., sus interfaces están más pulidas, lo que puede no parecer importante, pero ayuda mucho en las aplicaciones de gestión de proyectos porque dependen mucho de la información visual.

Precios y Planes

5pm ofrece algunos planes de cuenta a una variedad de precios, y las opciones de menor costo en particular tienen precios competitivos. Los planes ofrecen las mismas características y permiten que un número ilimitado de clientes se unan a sus proyectos. Las diferencias tienen que ver con la cantidad de usuarios admitidos, los proyectos activos y la cantidad de almacenamiento ofrecido. No hay una opción de cuenta gratuita, que ofrecen otras empresas de gestión de proyectos, pero hay una prueba gratuita de 14 días que no requiere una tarjeta de crédito.

El plan más pequeño permite un máximo de cinco usuarios y cuesta $24 al mes. En otras palabras, paga $ 24 por mes, ya sea que tenga dos usuarios o cinco. Para este paquete, puede tener hasta 10 proyectos activos y obtiene 4 GB de almacenamiento de archivos.

El siguiente nivel cuesta $ 36 por mes para hasta 10 usuarios, 20 proyectos activos y 10 GB de almacenamiento de archivos. Para 20 usuarios, paga $ 64 por mes y obtiene hasta 40 proyectos activos con 30 GB de almacenamiento de archivos incluido. A $ 96 por mes, obtiene 40 usuarios, 80 proyectos activos y 80 GB de almacenamiento de archivos. Si paga $ 199 por mes, puede tener tantos usuarios y proyectos como desee, y se incluyen 150 GB de almacenamiento. Todos los planes incluyen cifrado SSL de 256 bits y copias de seguridad de datos nocturnas.

Esa es una amplia gama de opciones de precios, y las empresas más pequeñas encontrarán precios competitivos. A las pequeñas empresas también les puede gustar que 5pm se integre con proveedores de almacenamiento en la nube que quizás ya estén usando, como Box, Dropbox, Google Drive y OneDrive.

Las pequeñas empresas suelen pagar mejor una tarifa mensual fija que una tarifa mensual por usuario. Otras aplicaciones de gestión de proyectos que también cobran una tarifa mensual fija incluyen Zoho Projects y Teamwork Projects. Ambos son Editors' Choices de PCMag y su precio es igualmente competitivo.

Zoho Projects (Prueba gratuita en Zoho Projects) (Se abre en una nueva ventana) tiene un plan Express por $25 al mes que incluye 20 proyectos y 10 GB de almacenamiento, que es un valor mejor que el plan más pequeño de 5pm, excepto que excluye dos funciones (Pages y una aplicación de chat). El plan mensual de $50 de Zoho Project agrega las funciones que faltan e incluye soporte para 50 proyectos con 100 GB de almacenamiento.

Teamwork Projects tiene un plan Small Office por $ 49 por mes que permite una cantidad ilimitada de usuarios e incluye soporte para 40 proyectos y 20 GB de espacio.

Mientras que 5pm y algunas otras aplicaciones de gestión de proyectos cobran una tarifa mensual fija para muchos usuarios, muchos otros servicios cobran por usuario. Esos servicios tienden a ser más adecuados para organizaciones más grandes. Por ejemplo, LiquidPlanner Professional, otra elección de los editores de PCMag, cobra $ 468 por usuario por año (lo que equivale a $ 39 por usuario por mes, pero no hay una opción de pago mensual). Eso es mucho más que la opción de precio más bajo de 5pm, pero LiquidPlanner es mucho más sofisticado. También está bien diseñado para administrar muchos proyectos y equipos grandes. En el extremo inferior del espectro de precios por usuario se encuentra TeamGantt, una herramienta muy capaz que comienza en solo $ 9.95 por usuario por mes y alcanza un máximo de $ 14.95 por usuario por mes para su plan Avanzado.

Si todos estos niveles de servicio y modelos de precios le dan vueltas la cabeza, tal vez esté mejor con una aplicación de gestión de proyectos que no incluya tantos. Comindware Project, por ejemplo, cuesta $ 9.99 por usuario por mes, y solo hay dos opciones: Deje que la empresa aloje su cuenta en la nube o alojela en sus propios servidores. De cualquier manera, el precio es el mismo.

Si nunca antes ha usado una aplicación de administración de proyectos, le recomiendo que pruebe una herramienta que le brinde una opción gratuita por tiempo ilimitado para que pueda usarla por un tiempo y realmente familiarizarse con ella. Algunas opciones son Teamwork Projects, Zoho Projects, TeamGantt, ProofHub y AceProject. Volerro también tiene una buena opción gratuita, pero no incluye análisis.

Empezando

Se necesita muy poco tiempo y esfuerzo para comenzar a las 5 p.m. Te reciben con una pizarra en blanco cuando ingresas por primera vez a la aplicación. No hay plantillas, y mucho menos contenido de muestra ficticio, como el que se encuentra en la plataforma de gestión de proyectos de Celoxis.

Cuando se registra para una prueba con 5pm, completa algunos campos, incluido el nombre de una empresa para su URL única, donde usted y sus compañeros de equipo inician sesión en su cuenta. Puede comenzar de inmediato a planificar proyectos o dedicar unos minutos a invitar a otros a unirse.

5pm tiene una variedad de niveles de permisos: administradores, usuarios, usuarios externos y clientes. Los administradores pueden ver y editar todo. Los usuarios pueden editar proyectos y tareas solo cuando son parte del equipo. Si olvida agregar un usuario a los equipos correctos, esa persona verá íconos de candado en los elementos que no puede editar. Los usuarios externos tienen derechos de solo lectura y solo en los equipos a los que han sido asignados. Los clientes solo pueden ver los proyectos si han sido invitados.

Ver una tarea o agregarle detalles requiere uno o dos clics más de lo que debería, lo cual no es doloroso, pero se nota. El aspecto de la interfaz también está un poco anticuado. No es elegante ni está tan bien diseñado, pero es perfectamente funcional. Sin embargo, tan pronto como algunos miembros del equipo se suman a una nueva aplicación de gestión de proyectos, el espacio se sobrecarga rápidamente con información. Por esta razón, el diseño y el estilo de la interfaz de cualquier aplicación de gestión de proyectos es una consideración importante. 5pm está bien, pero no es genial.

Crear un nuevo proyecto e ingresar algunas tareas es bastante fácil. La interfaz tiene sentido y me resultó intuitiva para navegar sin tutoriales ni guías. Puede agregar una sola tarea o varias tareas a la vez, lo que es útil cuando está comenzando un nuevo proyecto y desea trazar un mapa de las cosas más importantes que debe hacer. Desafortunadamente, no hay una opción específica para crear hitos.

Cada tarea puede contener una buena cantidad de información, incluida la fecha de inicio, la fecha límite, el responsable, la descripción o las notas, las etiquetas, la prioridad y la cantidad estimada de horas para completar. Puede asignar una tarea a varias personas o a todo un equipo, indicando el líder del equipo.

Las subtareas también están disponibles, al igual que las tareas dependientes. Sin embargo, encontré dependencias un poco difíciles de administrar. Arrastrar y soltar una tarea encima de otra es probablemente la forma más fácil de crear una dependencia, pero debido a cómo aparece esa acción en la pantalla, no está muy claro si obtendrá el resultado deseado hasta que finalice la acción y revisalo.

Hay una vista de diagrama de Gantt que muestra su proyecto trazado en una línea de tiempo, con barras de expansión que indican la duración esperada para cada tarea. Aparece como su propia pestaña, lo que facilita cambiar entre el diagrama de Gantt y la vista de lista de tareas. Otra pestaña independiente siempre al alcance de la mano es Informes. Puede ver fácilmente las cargas de trabajo diarias, las cargas de trabajo semanales y los informes personalizados que crea.

Los informes de las 5pm son decentes. Puede generar una serie de informes personalizados. Dicho esto, lo que se ofrece no es tan sofisticado como los informes que puede obtener de LiquidPlanner (Comience su prueba gratuita en Liquid Planner) (Se abre en una ventana nueva) . Esa aplicación se especializa no solo en vistas de línea de tiempo, sino también en programación, y tiene las herramientas de informes para respaldarla. LiquidPlanner tiene funciones avanzadas que permiten a los usuarios ingresar estimaciones del mejor y el peor de los casos sobre cuánto tiempo tomará una tarea. Esas estimaciones de tareas, junto con el tiempo real registrado, pueden producir un informe de historial de estimación de tareas, que a su vez guía a los equipos para hacer estimaciones de tiempo más precisas en el futuro. Todo eso es mucho más avanzado que las 5 p. m., pero tenga en cuenta que LiquidPlanner es mucho más costoso y es ideal para equipos de 50 personas o más. Puede ser excesivo para grupos más pequeños.

Funciones adicionales de gestión de proyectos

5pm puede integrarse con una serie de servicios populares que se usan comúnmente en los negocios. Además de los servicios de almacenamiento en la nube mencionados anteriormente, Microsoft Office 365 y Slack también están disponibles para la integración. Eso es útil para las pequeñas empresas que pueden no tener a alguien en el personal que pueda configurar integraciones personalizadas usando una API abierta, que también tiene 5pm.

Profundice en la configuración y es posible que aprecie la opción de asignarse automáticamente todas las tareas nuevas que cree. Eso puede ser un ahorro de tiempo útil para algunas personas.

Otra pequeña ventaja, que no es evidente de inmediato, es que hay un temporizador para realizar un seguimiento de la cantidad de tiempo dedicado a una tarea. La razón por la que no es obvio de inmediato es porque debe descargar e instalar un widget de escritorio por separado. Me gusta más tener un widget que tener un temporizador integrado en la interfaz web porque el temporizador separado permanece visible después de cerrar otras ventanas. Ciertamente he tenido la experiencia de olvidar que tenía un temporizador funcionando en mi interfaz web solo para iniciar sesión al día siguiente y ver que había acumulado 20 horas en una tarea.

Al cargar archivos a las 5 p. m., puede ver miniaturas de ellos en la aplicación web y, cuando hace clic en ellos, también están visibles en la aplicación web. Desafortunadamente, 5pm no va más allá de la vista previa y visualización de archivos. No hay opciones para marcar un PDF o un archivo de imagen que otra persona haya subido, lo cual es importante para los equipos que colaboran con frecuencia en materiales visuales.

Por el contrario, la aplicación de administración de proyectos Mavenlink (Visita el sitio en Mavenlink) (se abre en una ventana nueva) tiene una herramienta llamada Smart Snips, que le permite hacer comentarios resaltados en los archivos cargados, directamente en el navegador. Es una forma sencilla de discutir cualquier archivo adjunto a una tarea o proyecto, porque además de hacer un comentario basado en texto, también puede dibujar un cuadro alrededor de la sección del PDF o la imagen a la que hace referencia. Volerro (Visite el sitio en Volerro) (Se abre en una nueva ventana) tiene herramientas de marcado similares. Si su equipo colabora con frecuencia en obras de arte o presentaciones, Mavenlink y Volerro son opciones mucho mejores.

Colaboración y Comunicación

Siempre estoy feliz de ver una aplicación de chat incluida en una plataforma de gestión de proyectos, y 5pm marca esa casilla. Una aplicación de chat permite que los miembros del equipo se envíen mensajes entre sí para comentarios y discusiones rápidos que no necesitan ser grabados para la posteridad, como lo hacen algunas discusiones. La aplicación de chat de 5pm tiene una característica única que te permite elegir una tarea como referencia mientras chateas. Las aplicaciones de chat ayudan a evitar que la comunicación no esencial sature la vista de un proyecto de todos.

Si su equipo ya usa algún otro sistema de comunicación de mensajería instantánea, como Slack, ciertamente puede integrarlo con 5pm, como se mencionó anteriormente.

Una opción promedio

En general, 5pm es una excelente plataforma de gestión de proyectos con precios competitivos para pequeñas empresas. Sin embargo, me gustan más Teamwork Projects y Zoho Projects (Prueba gratuita en Zoho Projects) (Se abre en una ventana nueva) , en parte por tener mejores interfaces y ser más ingenioso en general. Con el tiempo, una interfaz bien diseñada significa un mayor ahorro de tiempo, así como una experiencia de usuario más satisfactoria. Sin embargo, las 5:00 p. m. pueden ser preferibles si sus principales preocupaciones son el bajo costo y la facilidad de uso.

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Mi último libro es The Everything Guide to Remote Work , que trata con gran detalle un tema que he estado cubriendo como escritor y en el que he participado personalmente desde mucho antes de la pandemia de COVID-19.

Me especializo en aplicaciones para la productividad y la colaboración, incluido el software de gestión de proyectos. También pruebo y analizo servicios de aprendizaje en línea, particularmente para aprender idiomas.

Antes de trabajar para PCMag, fui editor gerente de la revista Game Developer . También trabajé en la Association for Computing Machinery, el periódico The Examiner en San Francisco y varias otras publicaciones.

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