Revisión de ActiveInbox

He estado contribuyendo a PCMag desde 2011, a veces como analista y actualmente como subdirector editorial del equipo de software. Mi columna, Organícese, se publica en PCMag desde 2012. Brinda consejos sobre cómo administrar todos los dispositivos, aplicaciones, fotos digitales, correo electrónico y otras tecnologías que pueden hacerle sentir que va a tener un ataque de pánico. .

ActiveInbox es un complemento y una aplicación móvil que convierte su bandeja de entrada de Gmail en una lista de tareas pendientes. Con ActiveInbox, puede convertir correos electrónicos en tareas y escribir sus propias tareas personalizadas. El servicio también incluye algunas otras capacidades que he visto en otros servicios de asistente de correo electrónico, como retrasar el envío de un mensaje hasta una hora determinada y marcar mensajes para seguimiento en una fecha determinada. ActiveInbox es una gran aplicación de productividad si está dispuesto a usar su correo electrónico como su lista de tareas pendientes, y el precio es razonable.

Sin embargo, tenga cuidado. Podría llevarlo a mirar más su cuenta de correo electrónico, cuando reducir la obsesión por el correo electrónico suele ser el verdadero objetivo de las personas. Por eso, Editors' Choice Sanebox es un mejor servicio. Y si desea compartimentar su lista de tareas pendientes en otro lugar, ciertamente hay muchas aplicaciones para eso.

Precios y Planes

ActiveInbox tiene cuatro niveles de servicio, todos los cuales tienen las mismas capacidades y características. La diferencia es la cantidad de cuentas de correo electrónico que admite cada una y, a nivel comercial, qué tipo de soporte recibe.

Una cuenta de usuario personal funciona con una sola cuenta de Gmail y cuesta $49,92 al año. El precio anunciado es de $ 4.16 por mes, pero debe pagar un año por adelantado. La opción Profesional funciona en hasta tres cuentas de Gmail y cuesta $69.96 por año.

El nivel de servicio Business requiere un mínimo de tres cuentas y comienza en $149.76 por año. Eso se basa en cobrar $4.16 por mes por cuenta, con un mínimo de tres cuentas. Al igual que con todos los demás planes, debe pagar anualmente. Este plan agrega un panel de administración del equipo, así como soporte personalizado para el líder del equipo. Finalmente, hay una opción Enterprise, y deberá comunicarse con la empresa para conocer los precios. El servicio Enterprise incluye configuración y análisis de seguridad personalizados.

Los precios de ActiveInbox son bastante razonables en comparación con los de SaneBox, aunque diría que obtienes más valor con SaneBox que con ActiveInbox. No es una comparación de manzanas con manzanas, pero los dos servicios tienen algunas características superpuestas. SaneBox tiene tres niveles de servicio, y para todos ellos puedes pagar mensualmente, anualmente o por dos años de golpe, con mayor descuento cuanto más pagues por adelantado.

SaneBox Snack, la primera opción, cuesta $7 por mes, $59 por año o $99 por dos años. SaneBox Lunch cuesta $12 por mes, $99 por año o $169 por dos años. SaneBox Dinner cuesta $36 por mes, $299 por año o $499 por dos años. Con las opciones de SaneBox, obtienes más funciones cuanto más pagas.

Si decide mantener su lista de tareas pendientes fuera del correo electrónico, la aplicación que le recomiendo es Todoist ($5 por mes en Todoist) (Se abre en una nueva ventana) . Puedes usar Todoist gratis con algunas limitaciones o pagar $28.99 por año por una suscripción Premium. Por este precio, puede compartir algunas de sus listas de tareas con otras personas, como miembros de su hogar o compañeros de equipo. Tus colaboradores no tienen que tener una suscripción Premium para participar.

Otra aplicación con capacidades de lista de tareas que es excelente tanto para uso individual como para uso en equipo es Asana (Visita el sitio en Asana) (Se abre en una ventana nueva) . Al igual que con Todoist, Asana tiene un nivel de servicio gratuito que viene con limitaciones. Una buena ventaja de Asana es que puedes colaborar con un equipo de 15 personas usando una cuenta gratuita. Una cuenta Asana Premium paga cuesta $ 9.99 por persona por mes, facturado anualmente.

Configuración y seguridad

Para obtener ActiveInbox, puede comenzar con una prueba gratuita de dos semanas visitando el sitio web de la empresa y siguiendo el enlace para instalar la extensión del navegador que lo habilita. A continuación, vaya a Gmail y autentique el servicio. Cuando configuré ActiveInbox, tuve que deshabilitar algunas configuraciones de Google Labs para que la nueva aplicación funcionara. Afortunadamente, ActiveInbox mostró indicaciones muy claras y útiles para ayudarme a resolver el problema.

La empresa que ejecuta ActiveInbox no obtiene acceso total a sus datos y mensajes de Gmail. Según la declaración de privacidad de la empresa (se abre en una ventana nueva) , solo una cantidad limitada de información llega a los servidores de ActiveInbox. Incluye notas, subtareas, clasificaciones de correo electrónico (cuando reordena mensajes) en función de la ID numérica del mensaje, sus preferencias de ActiveInbox y su propia dirección de correo electrónico como identificador. La mayoría de las otras funciones simplemente usan una implementación de las etiquetas de Gmail y, por lo tanto, se almacenan únicamente en Gmail. La compañía dice que también recopila algunos datos sobre las funciones que usa, así como las interacciones con su sitio web para realizar mejoras.

Debido a que se ejecuta como una extensión del navegador, debe habilitar ActiveInbox en todas las computadoras desde las que accede a Gmail. SaneBox, por otro lado, funciona directamente en Gmail. Una vez que lo configura, funciona en todas partes, incluidas las aplicaciones de correo electrónico móvil.

¿Qué hace ActiveInbox?

ActiveInbox cambia la apariencia de su Gmail. Cuando se ejecuta, pone nuevos botones en la interfaz y empuja su bandeja de entrada hacia abajo en la página. Donde antes vivía su bandeja de entrada es un panel de administración de tareas. Todos sus mensajes todavía están en la bandeja de entrada, pero toda la ventana se ha movido hacia abajo.

Conceptualmente, la aplicación te permite comenzar a tratar los mensajes como si fueran tareas. Si bien me opongo rotundamente al concepto de usar una bandeja de entrada como una lista de tareas pendientes, ¿quién soy yo para decir que no funciona para ti? Sin embargo, la nueva bandeja de entrada no comprende exclusivamente correos electrónicos. También puede contener tareas que escribe para usted mismo que están completamente separadas de los mensajes, así como subtareas que ha agregado a un mensaje.

Cuando abre un nuevo mensaje de correo electrónico, su interfaz de Gmail le brinda opciones para agregarle subtareas y notas, marcarlo para un día determinado y agregar una calificación de prioridad. Digamos que estoy en un hilo de correo electrónico organizando una cena con amigos. Podría agregar una subtarea para pedir una reserva una vez que hayamos decidido un restaurante. Podría usar los campos de notas para resumir qué momentos dijeron todos que funcionaron mejor para ellos. También podría marcar el correo electrónico para un mayor seguimiento en dos días, cuando podría querer confirmar que todos todavía están disponibles. Tal vez deba agregar otra subtarea para confirmar con el restaurante el tamaño final del grupo el día antes de la comida. (Tenga en cuenta que Doodle en realidad sería la herramienta perfecta para esta tarea de programación en particular).

Otras funciones, como la opción de envío diferido, le permiten escribir correos electrónicos y programar el envío más tarde, en el momento adecuado. Digamos que he estado molestando a un colega todo el día sobre algo y sé que la estoy poniendo nerviosa. Tengo una cosa más que necesito preguntarle, pero son las 6:00 pm y no es necesario que responda hasta la mañana siguiente. Quiero escribir el correo electrónico ahora y programarlo para enviarlo mañana por la mañana. De esa forma, lo olvidaré y terminé la tarea, pero el mensaje entrante no le impedirá terminar su trabajo hoy y salir de la oficina.

Muchas características en ActiveInbox son el tipo de cosas que puede encontrar en Outlook, si usa Tareas de Outlook, y algunas de ellas también se encuentran en otros servicios de correo electrónico de terceros, como Boomerang para Gmail, Nudgemail y SaneBox. Las características únicas de ActiveInbox son aquellas relacionadas con su funcionalidad de lista de tareas pendientes.

Detalles

La interfaz de ActiveInbox podría funcionar. Cuando instala el servicio, crea una ventana para sus tareas que nunca se minimiza. Siempre es del mismo tamaño, incluso si solo tiene un elemento en su lista de tareas pendientes. Entonces, incluso si la lista de tareas pendientes no tiene nada, la ventana todavía está allí, lo que hace que toda su bandeja de entrada quede fuera de la vista. Ojalá la maldita cosa fuera plegable.

El servicio también crea nuevas etiquetas de Gmail en su nombre (SaneBox también lo hace) que ahora aparecen en el carril izquierdo. Incluyen En espera, Enviar más tarde y Todo (incluido Finalizado). No hay nada de malo con estas etiquetas, pero ocultan mis etiquetas personalizadas de la misma manera que la ventana de tareas pendientes oculta la bandeja de entrada.

Un detalle visual que aprecio es un calendario que aparece al seleccionar una fecha de vencimiento para un mensaje que se convertirá en una tarea pendiente. Soy fanático de la integración de calendarios y correo electrónico porque elimina la necesidad de abrir un calendario en una pestaña separada. Sin embargo, sería mejor si mirara mi Calendario de Google específicamente y buscara citas en mi agenda. Eso sería incluso más útil que un calendario genérico.

ActiveInbox no es colaborativo, por lo que si está buscando una aplicación de tareas pendientes que todo un equipo pueda usar en conjunto, no es esta. Realmente solo está diseñado para tareas personales. Todoist Premium y Asana son opciones mucho mejores para colaborar. También ofrecen cierta integración con el correo electrónico, por lo que si está realmente desesperado por fusionar sus mensajes y tareas de correo electrónico, puede hacerlo hasta cierto punto con estas aplicaciones. Pero ninguno de ellos convertirá su bandeja de entrada en una lista de tareas pendientes como lo hace ActiveInbox.

Una buena herramienta para tareas de correo electrónico

Como dije, no defiendo el uso de una bandeja de entrada de correo electrónico como una lista de tareas pendientes, en parte porque el correo electrónico genera estrés y emociones negativas (Se abre en una ventana nueva) , y las investigaciones demuestran que lo hace independientemente del volumen del correo electrónico. . Por lo tanto, prefiero pasar menos tiempo en el correo electrónico, cerrar mi programa de correo electrónico cuando necesito hacer el trabajo y usar una lista de tareas más enfocada y que me distraiga menos que esté dedicada a ese trabajo. Todoist sigue siendo mi favorito, pero también soy fanático de Asana en entornos de equipo. Ambos son Elecciones de los editores de PCMag.

Si usar su bandeja de entrada como una lista de tareas pendientes funciona para usted, entonces ActiveInbox ciertamente puede brindarle más funciones de administración de tareas. El precio es justo. Sin embargo, puede llevar un poco de tiempo acostumbrarse a la nueva interfaz y, con suerte, la compañía trabajará para hacer que las ventanas sean plegables.

Anuncio publicitario

Mi último libro es The Everything Guide to Remote Work , que trata con gran detalle un tema que he estado cubriendo como escritor y en el que he participado personalmente desde mucho antes de la pandemia de COVID-19.

Me especializo en aplicaciones para la productividad y la colaboración, incluido el software de gestión de proyectos. También pruebo y analizo servicios de aprendizaje en línea, particularmente para aprender idiomas.

Antes de trabajar para PCMag, fui editor gerente de la revista Game Developer . También trabajé en la Association for Computing Machinery, el periódico The Examiner en San Francisco y varias otras publicaciones.

Sígueme en Mastodon en mastodon.social/@jilleduffy. Actualmente estoy en pausa de Twitter @jilleduffy, pero tal vez regrese. ¿Quién sabe?

Lea la biografía completa de Jill