Con demasiada frecuencia, no aprovechamos al máximo el potencial de nuestras reuniones de negocios diarias, por lo que es fácil sentir que nos están haciendo perder el tiempo. Cuando nadie está seguro del propósito de una reunión, sus objetivos y resultados esperados, o qué decisiones realmente deben tomarse, la colaboración se vuelve difícil. La gente termina pasando una hora hablando de un gran plan, después de lo cual en realidad no sucede nada. Meeteor, que comienza en $ 9 por usuario por mes, tiene como objetivo ayudar con ese problema.
Meeteor ayuda a los miembros del equipo a organizar objetivos y materiales antes de reunirse, tomar notas y asignar elementos de acción durante el evento, y hacer un seguimiento de las tareas incluso después de que todos se hayan ido de la sala. La idea es capturar conclusiones e ideas que surjan de una discusión en particular, y luego alentar y rastrear el seguimiento de cualquier decisión tomada.
Gran premisa, ejecución "dudosa". Si bien el software tiene algunas ideas excelentes, tiene una implementación débil. Si las funciones se pueden aumentar, Meeteor podría convertirse en una herramienta verdaderamente útil a la par de algunos de nuestros productos Editors' Choice para la colaboración en línea, incluidos Podio (Compare precios en Software Advice) (Se abre en una nueva ventana) y Slack ( Visite el sitio en Slack) (Se abre en una nueva ventana) .
Haz que tu gente llame a mi gente
El proceso de registro es simple. Meeteor es gratuito para equipos de hasta cinco miembros, lo que facilita la patada de neumáticos. Para organizaciones más grandes, la aplicación web cobra $ 9 por usuario por mes, con licencias empresariales disponibles con precios específicos disponibles solo en las ventas de Meeteor. Los invitados a la reunión (fuera de su organización) no se cuentan en los términos de la licencia, por lo que no tiene que pagar una tarifa por un visitante único. El software está integrado con Microsoft Outlook y Atlassian HipChat (Visita el sitio en Slack) (Se abre en una nueva ventana) , y pronto será compatible con Google Calendar, según Meeteor.
La configuración inicial establece la membresía del equipo y la configuración del sistema. Por ejemplo, los administradores controlan quién puede unirse a un equipo y cuántos equipos hay. Los empleados con una identificación de correo electrónico en el dominio de la empresa pueden unirse automáticamente o pueden necesitar pedir permiso; los equipos y los espacios de trabajo pueden ser privados a menos que se invite a los miembros.
Probablemente querrá investigar la conexión opcional de Meeteor a Microsoft Outlook porque sin ella, la configuración del equipo puede ser una molestia, especialmente para las organizaciones más grandes. Crear una organización, en particular una ad hoc, como un comité de la industria, significa copiar y pegar ID de correo electrónico en los campos de Invitación. Eso está bien para algunos participantes, pero esto envejece rápidamente. Por lo tanto, los administradores de TI con un árbol de Microsoft Windows Server Active Directory (AD) que contiene cientos o miles de usuarios rápidamente querrán utilizar algún tipo de capacidad de exportación masiva. Como mínimo, Meeteor debe solicitar permiso para acceder a una aplicación de contactos o habilitar la carga de un archivo CSV. Idealmente, debería integrarse con las aplicaciones de administración de relaciones con los clientes (CRM) existentes o las tiendas de administración de identidades, ya que la lista de miembros de Meeteor almacena solo el nombre y la ID de correo electrónico. A menudo, eso no es suficiente para ayudarlo a encontrar a las personas adecuadas.
Los espacios de trabajo lo ayudan a organizar reuniones relacionadas según el proyecto, el equipo o cualquier otra estructura que funcione para usted. Es esencialmente un directorio compartido, por lo que puede ser tan granular o general como desee.
Antes de la reunión: invítese, organícese
Con frecuencia, la organización previa a la reunión consiste en una tormenta de nieve de correo electrónico con una variedad de archivos adjuntos en los que al menos un destinatario importante queda inevitablemente fuera de la lista de distribución. Aquí es donde Meeteor brilla más: Meeteor brinda a todos un lugar en el que compartir información relacionada que es accesible mientras todos piensan en el tema de la reunión. Al menos, insta a los organizadores de reuniones a establecer objetivos claros y una agenda clara.
Una reunión se crea definiendo su propósito (por ejemplo, "Decidir a qué conferencias debemos asistir este año" o "Elegir los destinatarios de los premios") y asignarla a un espacio de trabajo. Se le pedirá que elija los participantes, la fecha y la hora de la reunión, la ubicación y la logística. Esta es otra área en la que la integración de Microsoft Outlook es útil si sus administradores de TI han agregado salas de conferencias a la Lista global de direcciones. El llenado del formulario no te sorprenderá. Si es así, no te quedarás confundido por mucho tiempo. El texto de ayuda está bien diseñado.
Luego, Meeteor lo guía a través del proceso de creación de una agenda estructurada, lo que le pide que proporcione los resultados deseados, los elementos específicos de la agenda y las instrucciones de "trabajo previo" para ayudar a los participantes a prepararse para la reunión. Puede cargar documentos para ayudar con ese esfuerzo. También puede proporcionar los materiales de la reunión, las reglas básicas y establecer funciones, como facilitador y tomador de notas. Ninguno de estos son campos obligatorios, lo cual es un más y un menos. Por un lado, facilita la sencillez de una reunión ad hoc. Por otro lado, deja de lado la consideración que la herramienta pretende fomentar.
Es fácil invitar a los participantes de una reunión de una lista de miembros del equipo, pero puede invitar a cualquier persona a una reunión por correo electrónico. Todos reciben la agenda con anticipación junto con una invitación de calendario, así como el resumen después de la conclusión de la reunión. Solo los usuarios de Meeteor pueden contribuir a las agendas y notas de las reuniones, administrar tareas o administrar espacios de trabajo. Eso es bueno, ya que pedirle a alguien que se registre en Meeteor (o cualquier otro servicio) para una reunión única es causar problemas, sin mencionar que satura la lista de contactos de la organización.
Sin embargo, ahí es donde comienza el problema, porque la programación de una reunión comienza cuando usted escribe el día, la hora y la ubicación (virtual o física). Si no usa el sistema de calendario grupal de Microsoft Outlook, deberá buscar el horario de sus colegas por separado. Eso significa que, para organizaciones más pequeñas o reuniones realizadas con personas de diferentes organizaciones, deberá tener una conversación por separado (como "¿Cuándo está disponible? ¿Es bueno el martes?"). Me hizo desear algún tipo de funcionalidad "Indique cuándo funcionaría para usted", como la proporcionada por Doodle ($0.00 en Doodle) (Se abre en una nueva ventana) o Calendly. Si necesito tener cinco o 10 conversaciones por correo electrónico para establecer una hora de reunión aceptable, eso es suficiente para comenzar a preguntarme por qué necesito Meeteor.
Además, una vez que se programa una reunión, está en una lista independiente dentro de la aplicación. Debo recordar agregarlo a mi iCal (o cualquier aplicación) manualmente una vez que llegue la invitación, nuevamente, a menos que lo haya integrado con Microsoft Outlook. Incluso dentro de Meeteor, las reuniones no se presentan con un calendario visual; esto hace que sea difícil ver que alguien lo invitó a una reunión a las 7:30 am o para planificar su día. En pocas palabras: el valor de Meeteor se orienta más a la realización y optimización del potencial de una reunión que a la programación y la logística.
Mantener un registro de la reunión
Los participantes pueden tomar notas con Meeteor durante una reunión, lo cual es un cambio de proceso poderoso y útil para la mayoría de las reuniones. La función de notas hace que Meeteor sea atractivo, especialmente para las personas que asisten a muchas reuniones. La mayoría de nosotros escribimos notas para nosotros mismos, pero no las compartimos en un "¿Ahora qué vamos a hacer al respecto?" manera, especialmente después de la reunión.
Estas notas pueden ser texto sin formato o estar marcadas como tareas, decisiones o "aprendizajes". Puede acompañar una decisión o aprendizaje con un texto que explique su fundamento e impacto, pero inherentemente, estas son simplemente notas resaltadas. Eso no es algo malo, ya que anima a los participantes a preguntar: "Entonces, ¿qué se decidió aquí?"
También puede asignar tareas a un asistente a la reunión o a otra persona de la organización. A cada uno se le puede asignar una fecha de vencimiento y almacenarse por categoría personalizable (como "próximos pasos" o "retroceso"). En el nivel más simple, eso es justo lo que está comprando. Sin embargo, nos gustaría ver que las tareas tengan configuraciones de prioridad o campos de tiempo, lo cual no existe en la versión actual. Esa falta puede ser problemática para las personas que participan en múltiples proyectos o en numerosos equipos, exactamente el tipo de clientes de reuniones intensas que estarían interesados en Meeteor.
Además, no puede asignar una tarea a alguien que no esté en la organización, lo cual es otro descuido. Imagine un elemento de acción: "Asegúrese de que el consultor de diseño web nos entregue las nuevas maquetas para el martes". El diseñador no recibirá la asignación de tareas ni el aviso directamente, a menos que sea un participante de la reunión o un usuario de Meeteor. Eso no es un descuido crítico, ya que quien sea que administre al diseñador web probablemente esté en esa reunión. Pero ciertamente sería más conveniente y efectivo si las tareas pudieran enrutarse directamente al personal externo.
Siguiendo
Cuando finaliza la reunión, puede enviar el resumen a los participantes para que puedan integrar sus tareas con sus propios calendarios, lo que, nuevamente, depende de las características de su aplicación de correo electrónico. El resumen no muestra quién fue invitado, quién asistió y quién no se presentó. Esa es otra característica que nos gustaría ver, ya que muchas veces recibir esos resúmenes puede ser útil.
Las tareas asignadas a los participantes de la reunión aparecen en una lista de tareas pendientes, pero la gestión de tareas pendientes de Meeteor es mínima. Probablemente aún estés mejor con una aplicación de gestión de proyectos o gestión de tareas más completa, como Asana (Visita el sitio en Asana) (Se abre en una ventana nueva) . Meeteor le permite hacer clic en un elemento para decir que lo ha hecho; Eso es todo. No hay una funcionalidad más avanzada, como una forma de registrar si todas las tareas asignadas se completaron, cuándo se completaron o incluso una forma de entregarlas oficialmente a otra persona ("Bill hará esto en su lugar").
Las relativamente pocas opciones de integración de Meeteor dañan el servicio, especialmente cuando se compara con muchas otras aplicaciones de software como servicio (SaaS), que generalmente intentan ofrecer tantas opciones de integración para software de terceros y otros servicios como sea posible. En particular, la falta de soporte de Meeteor para la API REST, que permitiría a los desarrolladores internos de un cliente crear sus propias integraciones, es un descuido que la empresa debe abordar. Las reuniones de negocios tienen el potencial de impactar cualquier proceso comercial y, por extensión, muchas plataformas de software comercial diferentes. Incluso algunas integraciones más para candidatos obvios, como calendarios y administradores de contactos, serían geniales. Para ser justos, Meeteor dice que vendrán más funciones de este tipo. Sin duda ayudaría acelerar esa mejora y agregar soporte para el desarrollo de integración independiente, en lugar de que la empresa mantenga todo internamente (como parece ser la estrategia actual de Meeteor).
En términos prácticos, tengo que programar una reunión en Meeteor después de consultar con otras personas qué día y hora les conviene. Luego, tengo que capturar las tareas asignadas durante la reunión (y agregarlas manualmente a mi calendario). Luego tengo que hacer un seguimiento de esos elementos pendientes manualmente o con la ayuda de alguna otra aplicación de gestión de proyectos. Con más formas de conectar Meeteor a otras aplicaciones, el software tiene el potencial de ser un bálsamo para un dolor continuo que experimentan muchos en los negocios. Pero, en su forma actual, obliga a que la información se negocie manualmente o se ingrese dos veces, por lo que querrá probar Meeteor cuidadosamente antes de comprar.
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Esther Schindler, periodista de la industria tecnológica desde hace mucho tiempo, ha traducido charlas geek al inglés desde 1992. Le encanta explicar cómo la tecnología puede, de hecho, mejorar la calidad de vida. Encuéntrela en Twitter en @estherschindler. Trae chocolate.
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