Ya sea que lo haga para apoyar a sus clientes o para mantenerse a flote, puede ser hora de comenzar a enviar al menos a algunos de sus empleados de regreso a la oficina. Pero incluso con las vacunas finalmente convirtiéndose en una realidad, los empleadores deberán andar con cuidado, lo que significa implementar nuevas tecnologías y medidas de construcción (dependiendo de su estado y municipio) para mantener a los empleados seguros y su transición de regreso al trabajo (RTW) legal. Varios proveedores de software de gestión de recursos humanos (HR) y de instalaciones buscan ayudar con nuevas soluciones.
Los empleadores tienen mucho que considerar al seleccionar herramientas RTW, cómo pueden afectar el regreso al trabajo y cómo encajan con otras herramientas de gestión. La pandemia ha cambiado irrevocablemente el lugar de trabajo moderno, tanto ahora como muy probablemente en el futuro permanente. El estado en constante cambio del coronavirus y sus variantes es solo una consideración, pero es importante en este momento.
Los médicos creen que el virus actual es contagioso dentro de los seis pies, principalmente a través de las gotitas respiratorias cuando una persona infectada tose, estornuda o habla. Lo que las nuevas variaciones de COVID aportan a esta ecuación puede cambiar las cosas, por lo que también deberá prestar atención allí. Esto crea entornos de alto riesgo para baños, ascensores, escritorios compartidos, salas de reuniones y oficinas de concepto abierto.
Puede encontrar un software de administración de espacio dedicado para ayudar a rediseñar el plano de su oficina y mantener a los empleados adecuadamente distanciados. También existen soluciones de rastreo de contactos en tiempo real que le permitirán saber quién podría estar infectado, dónde ha estado y quién más está en peligro. Pero esta categoría de herramientas RTW gestiona todas las áreas grises intermedias. Eso incluye control de acceso, comunicaciones pandémicas, creación de políticas y soporte para empleados infectados.
Una encuesta titulada The Rise of The Hybrid Workplace (Opens in a new window) , realizada por Dimensional Research y Cisco Webex en octubre de 2020, reveló (como era de esperar) que el 99 % de las empresas están planeando cambios radicales y permanentes en el lugar de trabajo como resultado del COVID-19. Estos cambios incluyen cosas tan diversas como agregar más cubículos y divisores privados, rotar los requisitos de asistencia en la oficina e implementar nuevos y estrictos requisitos de saneamiento y calidad del aire en la oficina.
La misma encuesta también mostró que el 94% de las empresas dicen que la tecnología debería beneficiarlas al proporcionarles un entorno de trabajo más seguro. La encuesta reveló además que el 77% de las organizaciones planean aumentar la flexibilidad laboral, mientras que el 53% ha decidido reducir el tamaño de las oficinas y al menos algunos empleados continúan trabajando de forma remota.
Pero es probable que sus cambios inminentes sean aún más profundos, y su elección de herramientas RTW deberá reflejar esas necesidades. Por un lado, regresar a la oficina significa pedirles a los empleados que abandonen la burbuja segura de sus hogares. Dependiendo de dónde se encuentre, esto significará que usted, el empleador, puede necesitar involucrarse directamente con el viaje diario de sus empleados.
"Los empleadores han hecho un buen trabajo asegurándose de que las oficinas estén seguras y desinfectadas con protocolos para mantenerlas así. Pero dado que el transporte público sigue siendo el principal modo de llevar a los empleados a la oficina, la seguridad [allí] es un desafío completamente nuevo", dijo Dave. Bryant, vicepresidente de One Workplace (Se abre en una ventana nueva) , una empresa líder en decoración de interiores comerciales en el Área de la Bahía de San Francisco.
"Dar a los empleados alternativas y formas más seguras de llegar al trabajo, como autobuses corporativos y servicios de viajes compartidos que tienen protocolos de limpieza", dice, "son opciones que los empleadores deberían [ahora] considerar para llevar a los trabajadores al trabajo".
Y esa es solo la primera parte de la ecuación de seguridad. “Cuando los empleados cruzan la puerta principal, las empresas deben tener en cuenta la experiencia que están creando”, advierte Bryant. Los protocolos de seguridad estrictos y los procesos logísticos rígidos pueden agobiar a los empleados, disminuyendo su productividad e incluso su deseo de ir a trabajar. Aconseja planificar cuidadosamente formas de reabrir los lugares de trabajo de manera segura utilizando procesos que respalden el bienestar de los empleados y fomenten una cultura de oficina positiva.
Un aspecto esencial de la creación de una cultura positiva en el lugar de trabajo es recopilar información de los empleados. Después de todo, también tienen problemas importantes que considerar. Muchos empleados se han mantenido productivos y han mantenido los niveles de rendimiento anteriores incluso mientras trabajaban de forma remota. Pero trabajar desde casa puede ser un desafío, especialmente si varias personas trabajan o estudian desde casas más pequeñas donde obtener privacidad o incluso algo de paz puede ser completamente imposible. Cuidar a los niños también puede ser una carga de tiempo considerable, especialmente si los padres deben actuar como maestros aunque sea solo una parte del tiempo. Finalmente, compartir el ancho de banda de Internet residencial también puede ser problemático, cuando la mitad de la familia quiere jugar mientras que la otra mitad tiene videoconferencias.
Incluso para aquellos empleados que se han dado cuenta de que son más productivos sin ir al trabajo, hay algunas consideraciones nuevas e inesperadas. Una cuestión importante que probablemente enfrentará rápidamente es un nuevo conjunto de prioridades de beneficios.
"En una encuesta de usuarios de Fringe, descubrimos que el 80 % de los empleados sentía que la era del trabajo desde casa cambió permanentemente la forma en que ven los beneficios", dice Jordan Peace, cofundador y director ejecutivo de Fringe (Se abre en una ventana nueva ) , una plataforma de beneficios de estilo de vida personalizados. "Encontramos que el 84 % dijo creer que los beneficios del estilo de vida serán más valiosos en un mundo posterior a la COVID que los beneficios y las comodidades en la oficina, incluso después de que regresen a la oficina", continuó.
Según Peace, sus empleados buscaban no solo beneficios más flexibles, sino también aquellos que les ayudaran a satisfacer sus necesidades inmediatas en lugar de lo que encontrarían en los paquetes de beneficios más estándar que RR.HH. podría ofrecer normalmente.
Junto con el hecho de que el lugar de trabajo no se verá igual por mucho tiempo, los empleadores tendrán que analizar de manera crítica sus estrategias de ventajas y beneficios para asegurarse de que están haciendo los ajustes necesarios. De lo contrario, los empleadores corren el riesgo de perder el talento actual o quedar en desventaja al contratar nuevos trabajadores.
Desde la perspectiva de un empleado, deben observar mucho más de cerca los paquetes de beneficios que ofrecen los empleadores actuales y potenciales para asegurarse de que obtienen lo mejor para ellos y sus familias. Los equipos de gestión deben liderar con empatía y llegar a un consenso sobre lo que hará que sus empleados se sientan cómodos a largo plazo. También necesitan ejercitar la flexibilidad durante tiempos impredecibles.
Al principio, abordar sus necesidades de RTW dependerá por completo de una mayor comunicación entre gerentes y empleados. Solo con conversaciones regulares y bidireccionales, las empresas pueden esperar descubrir qué esperan los empleados de una oficina a prueba de COVID, qué beneficios creen que podrían necesitar o cómo esperan que las empresas los ayuden con el viaje diario. Entonces, al elegir un conjunto de herramientas RTW, debe buscar la capacidad de agregar nuevos canales de comunicación o aprovechar mejor los existentes.
Todas las demás consideraciones mencionadas anteriormente también son esenciales y, juntas, representan mucho terreno que cubrir para cualquier producto de software único. Es por eso que diferentes productos admiten capacidades tan variadas. A continuación, analizamos diez soluciones generales de RTW, que pueden ayudar con la transición de los empleados de regreso a la oficina. Sin embargo, dado que cada uno busca cumplir esta misión de manera un poco diferente, querrá evaluarlos cuidadosamente y asegurarse de que aborden lo que es más importante para su fuerza laboral.
ADP ofrece una gama de herramientas de gestión de recursos humanos (HR), desde la gestión de beneficios hasta la nómina. Por lo tanto, tiene sentido que la empresa agregue funciones de regreso al trabajo para facilitar la vida de sus usuarios profesionales de recursos humanos. Apodado el "panel de control de regreso al trabajo" por los portavoces de ADP, estas funciones están disponibles de forma gratuita, pero solo para los clientes actuales de ADP.
La herramienta funciona con las funciones de encuesta de empleados de ADP. Puede iniciar una encuesta de regreso al trabajo como una encuesta general general o simplemente como respuesta a alguna acción, como una solicitud de reserva de escritorio en un sistema de gestión de espacios de terceros. La encuesta le hará preguntas sobre los síntomas primarios del coronavirus y sobre viajes, y puede configurarla para solicitar un comprobante de vacunación. Los empleados proporcionan la prueba cargando una foto de su tarjeta de vacunación o simplemente un código QR emitido por la farmacia o el médico que les administró la vacuna.
Su personal de recursos humanos puede acceder a los resultados de la encuesta en su panel de control principal. Podrán ver una instantánea rápida de cómo se sienten los empleados acerca de la vacunación en general y el proceso de vax emitido por la empresa. Les permitirá saber qué empleados están completos, parcialmente (como si aún no tuvieran una vacuna de refuerzo) o no vacunados en absoluto. Los gerentes de recursos humanos pueden ver los datos de respuesta de los empleados usando varios filtros, como ubicación, departamento, cargo o etiquetas personalizadas.
ADP puede enviar recordatorios individuales por correo electrónico a los empleados que no cumplan con los requisitos mínimos. También puede emitir alertas para todo el personal a través de la aplicación ADP Mobile Solutions.
Si bien ADP dice que tiene funciones de rastreo de contactos, también se basan solo en encuestas. Si un empleado da positivo, una respuesta "sí" en la encuesta le pedirá información de contacto para que Recursos Humanos pueda comunicarse para obtener más detalles.
La compañía dice que expandirá sus funciones de regreso al trabajo, por lo que abarcan otros productos ADP, incluido ADP Compliance para auditoría y ADP DataCloud y Standout. Las próximas áreas de enfoque incluyen la gestión del acceso de visitantes, el trabajo con contratistas a largo plazo y la mejora de los informes relacionados con virus.
EBI Workplace Health & Safety (Se abre en una ventana nueva) es una plataforma de tecnología de salud y bienestar. Y si su presupuesto se lo puede permitir, esta solución cubre todas las bases.
Los usuarios comienzan completando un breve cuestionario que se completa con las preguntas recomendadas por los CDC. Si esas respuestas parecen lo suficientemente seguras, el empleado puede ir a la oficina. Pero una vez allí, todavía no pueden ingresar hasta que hayan pasado un control de temperatura, que EPI hace utilizando un quiosco que se incluye con el servicio.
Puede detenerse allí o puede agregar monitoreo de distancia en tiempo real. EBI maneja esto proporcionando lo que llama "sensores livianos" que los empleados deben usar cuando están en la oficina. Estos monitorean la ubicación del empleado en tiempo real y lo informan a los monitores de su oficina que están vigilando la oficina a través del Centro de Comando EBI. Cualquiera se acerca demasiado a otra persona y el Centro de Comando emite una alerta.
Además de mostrar estos datos en tiempo real, EBI también los almacena para el rastreo de contactos. Entonces, si un empleado fue autorizado a la oficina pero luego desarrolló síntomas de COVID, EBI podrá rastrear no solo los días que el empleado estuvo en la oficina, sino también dónde estuvo exactamente ese empleado durante la visita y todos los que estaban cerca.
Pero como era de esperar con este tipo de solución integral y dependiente del hardware, no será barata. De hecho, EBI no tiene precios en su sitio, sino que les pide a los clientes que se comuniquen con un representante de ventas para obtener una presentación y una cotización. Siempre es una mala señal para los compradores de gangas. Pero si desea una protección total y tiene algo de presupuesto, esta es una buena opción para considerar.
Envoy Protect (Se abre en una nueva ventana) es una solución de control de acceso de larga data que ahora también se enfoca en la entrega segura de correo, el inicio de sesión en la oficina sin contacto y la gestión de visitantes. Esas funciones han permitido a Envoy convertir el producto en una solución de gestión del espacio de oficina que tiene varias funciones nuevas para el regreso al trabajo.
El hecho de que sea una plataforma madura será atractivo para muchos, ya que el uso de un sistema que se ha implementado para más de un millón de empleados agrega un peso considerable cuando se habla de automatización de alertas, comunicaciones de empleados y certificación de que los empleados están saludables incluso desde sus hogares. . Una vez en el lugar de trabajo, pueden iniciar sesión con la solución de control de acceso de Envoy. Envoy lleva la cuenta de cuántas personas están en el sitio y establece límites en los registros una vez que se alcanza la capacidad, todo lo cual ayuda con el rastreo de contactos y la respuesta.
La experiencia de Envoy en el control de acceso se extiende a la seguridad de los datos y la privacidad. La empresa cuenta con políticas y controles diseñados para proteger la información de los empleados y cumplir con los estándares de cumplimiento. Todos los datos que se ejecutan a través de los servicios de Envoy se almacenan en una base de datos de Envoy. Las copias de seguridad se realizan todos los días y se almacenan fuera del sitio en el centro de datos AWS US-East-1 en Virginia, el centro de datos US-West-1 en California o el centro de datos US-West-2 en Oregón.
Esta no es una solución orientada al hardware, como EBI, por lo que no obtendrá los datos de ubicación de los empleados en tiempo real, pero el aspecto de solo software lo hace más flexible. Entonces, ahora que los empleados están volviendo a la oficina pero en un modelo de trabajo híbrido, su inversión en Envoy sigue dando dividendos, ya que también puede usarlo como una solución de escritorio compartido.
Everbridge en realidad tiene tres paquetes de Escudo COVID-19. Estos ayudan a las empresas a identificar riesgos, proteger a la fuerza laboral y gestionar las interrupciones en las operaciones, que incluso pueden cubrir su cadena de suministro.
Everbridge COVID-19 Shield (Se abre en una ventana nueva) ayuda a recibir alertas de COVID-19 relacionadas con empleados y activos. Sus funciones de comunicación mantienen informados a los gerentes sobre la salud y el estado de los empleados tanto en la oficina como en el hogar y también de aquellos que podrían estar de viaje. Everbridge también puede administrar controles de bienestar, seguridad en los viajes, cualquier interrupción inevitable de la cadena de suministro y luego comunicar noticias tan importantes a las partes interesadas a través de SMS, correo electrónico, Twitter y Facebook.
Las funciones de comunicación serán especialmente útiles si está buscando crear un entorno de trabajo híbrido, ya que mantener un contacto cercano con los empleados remotos será especialmente importante allí. Eso no es solo para asegurarse de que se mantengan informados, sino también para realizar un seguimiento del bienestar y la eficiencia de los empleados.
Everbridge COVID-19 Shield aprovecha varias bases de datos de terceros verificadas para mantener a las empresas informadas sobre nuevos brotes, prohibiciones de viaje y cualquier evento que la empresa considere que podría causar problemas de suministro. Para los empleados, la aplicación móvil Everbridge sirve como conducto para la información y las comunicaciones seguras. Es una solución todo en uno para registros, informes de bienestar y para enviar avisos de salud.
IBM Watson Works (Se abre en una ventana nueva) es una bestia ligeramente diferente, ya que utiliza la tecnología de inteligencia artificial (IA) de Big Blue para recopilar información para las empresas que buscan reabrir sus oficinas. Para ayudar, ayuda a responder las preguntas de los empleados sobre el COVID-19, administra las instalaciones y los protocolos, y rastrea las posibles exposiciones. También ayuda a los empleados a acceder a los servicios y escalonará los tiempos de entrada y salida para administrar la población de la oficina.
IBM Return-to Workplace Advisor ofrece controles de salud diarios para que los empleados vean cómo se sienten. Los empleados sanos reciben un pase sanitario verde que les permite acceder a sus oficinas. Los empleados que no se sientan bien obtendrán enlaces a los recursos de telemedicina proporcionados por la empresa.
Los gerentes pueden monitorear la situación desde un centro de comando digital que tiene paneles en tiempo real con varios componentes, como un modelo de riesgo comunitario y un modelo de gravedad para informarlos mejor sobre los próximos pasos. Cada lugar de trabajo de la empresa recibe una designación verde o roja, según lo seguras que Watson Works considere esas ubicaciones. En general, esto suena como una solución integral, aunque deberá tener cuidado con la cantidad de tecnología de base de datos de IBM adicional que se puede requerir en el back-end.
El centro de comando COVID-19 de ReturnSafe (se abre en una ventana nueva) es una de las pocas soluciones de regreso al trabajo especialmente diseñadas que existen. Lograr que los empleados entren y salgan de la oficina de manera segura durante el COVID-19 es para lo que se creó este servicio.
Con ese fin, recopila gestión de vacunas, información de detección de síntomas, datos de pruebas y datos de rastreo de contactos, para que pueda administrar la verificación de vacunas y los casos de cuarentena. También tiene una función de entrada sin contacto que debería ser especialmente útil durante los próximos uno o dos años. Antes de que un empleado pueda cruzar el umbral de la oficina, el sistema verifica si los datos de salud registrados del empleado indican que está a salvo. Si no, no pueden entrar. El software se integra con una serie de torniquetes, puertas de seguridad y ascensores para esto, aunque deberá comunicarse con ReturnSafe para obtener una lista completa, así como exactamente qué tipo de pasos y costos están involucrados en ese tipo de integración.
El objetivo de ReturnSafe es brindar a los empleadores una imagen de riesgo de 360 grados en su fuerza laboral y ubicaciones físicas, todo en un panel dinámico y fácil. El objetivo es permitirles cumplir rápidamente con las pautas y normas de seguridad en el lugar de trabajo relacionadas con el COVID-19 impuestas por su gobierno local.
Algunos buenos detalles de la solución ReturnSafe incluyen la gestión de casos. Esto permite a los empleadores no solo notificar a todos los empleados si uno de ellos ha contraído el virus, sino que también les permite ayudar a ese empleado con los requisitos de aislamiento y el seguimiento de la autorización laboral. ReturnSafe también incluye una herramienta de diseño de flujo de trabajo para que pueda optimizar sus procesos comerciales importantes para tener en cuenta el COVID-19, y hay un seguimiento de auditoría para que pueda responder fácilmente a las solicitudes de informes de cumplimiento.
Roby (Se abre en una ventana nueva) es una solución de automatización de oficinas diseñada para ayudar a los equipos de las instalaciones a operar lugares de trabajo híbridos. Esa es una distinción importante, ya que es posible que también necesite una solución más orientada a los negocios, según sus necesidades.
Para los administradores de instalaciones, Roby destaca porque se integra con los sistemas existentes de su edificio, especialmente los relacionados con la temperatura y la iluminación. Recopila datos de uso para un análisis posterior, pero en lo que respecta a la vuelta al trabajo, esta parte del servicio se trata de disminuir la interacción humana para las solicitudes de ayuda.
Roby extiende eso al recepcionista de Roby. Esta es una solución de recepción que automatiza el registro de invitados. A los empleados o invitados se les envía un código QR que luego escanean en una terminal Roby en la recepción. Si el código QR pasa la prueba, la información de contacto y asistencia del usuario se registra cuando ingresa al edificio.
La última parte de la solución es Roby Helpdesk. Esta no es la mesa de servicio que administran sus profesionales de TI. Este es el mostrador de instalaciones al que llaman los ocupantes del edificio para informar cualquier cosa, desde un descenso de la temperatura hasta un inodoro obstruido. Para mantener la interacción humana al mínimo, Roby ha integrado la mesa de ayuda con Slack y Microsoft Teams para que los clientes puedan administrar los tickets de esa manera sin tener que estar en contacto entre sí.
Si está buscando una herramienta que se centre más en los empleados y gerentes comerciales, entonces Roby no es para usted. Pero si ya tiene uno de esos sistemas y necesita reforzar su respuesta COVID a nivel de las instalaciones, definitivamente vale la pena investigar este servicio.
El Sequoia Return To Work Center (Se abre en una ventana nueva) es un marco que combina las mejores prácticas con nuevas funciones de software para crear un entorno de trabajo productivo y seguro en lo que la compañía afirma que serán cinco pasos básicos.
Esos pasos comienzan con la creación de políticas dinámicas que mantienen a los empleados seguros mientras reducen los riesgos comerciales. Luego viene la configuración de pruebas y soluciones de atención que se ejecutan desde la aplicación móvil Sequoia PX. A continuación, dará la bienvenida a los empleados al lugar de trabajo mediante un plan de acción, después de lo cual implementará protocolos de detección. Por último, utilizará comunicaciones mejoradas entre empleados y líderes empresariales para personalizar y mejorar aún más la solución general.
El marco de Sequoia permite a las empresas compartir información de salud relevante y actualizaciones compatibles con HIPAA a través de su aplicación. Mediante el uso de análisis consolidados, el Centro de Regreso al Trabajo tiene como objetivo acelerar un proyecto RTW y comparar el progreso de los empleados durante la transición.
Safe Workplace Suite de ServiceNow (se abre en una nueva ventana) está diseñado para simplificar todos esos nuevos flujos de trabajo que creará una transición RTW, y busca hacerlo mientras permite que los empleados y gerentes mantengan sus hábitos de trabajo y servicios anteriores tanto como sea posible.
La solución integra algunas capacidades de rastreo de contactos para ayudar a identificar y responder al riesgo de exposición de los empleados. También hay funciones de gestión de la seguridad en el lugar de trabajo que abordan los horarios de limpieza automatizados, los planos de planta de distanciamiento, las comunicaciones de seguridad y las reservas de autoservicio para un tránsito peatonal más seguro en la oficina. ServiceNow Workplace Suite también ayuda a que el proceso de prueba de salud de los empleados sea más fácil e incluso aborda la seguridad de los viajes de los empleados tanto a través de su consola web como de las aplicaciones móviles.
Otros componentes útiles incluyen un componente de gestión de inventario para cualquier equipo de protección personal (PPE) que pueda necesitar su lugar de trabajo. Por último, está el Panel de control del lugar de trabajo seguro, que brinda a los gerentes una descripción general de la preparación utilizando datos personalizables.
Zoho desarrolló su herramienta BackToWork (Se abre en una ventana nueva) con bastante rapidez el año pasado para ayudar a los gerentes y administradores de TI a garantizar la seguridad de los empleados, las comunicaciones confiables y el acceso y la entrada seguros durante una transición de RTW. Sin duda vale la pena investigar para las empresas cuyo regreso al trabajo es inminente. Compuesto por seis módulos, Zoho BackToWork incluye seis módulos separados: Administración, Comunicaciones, Autoservicio para empleados, Entrada segura, Voluntariado y Bienestar.
Al igual que el resto del considerable software estable de Zoho, BackToWork es una aplicación basada en la nube que se ejecuta en todos los teléfonos móviles y tabletas Android de Google, así como en los dispositivos Apple iOS. Estos pueden usarse como quioscos para registrar a los empleados y visitantes. El límite de usuarios para el plan gratuito es de 100, aunque se puede aumentar a pedido.
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