No fue hace tanto tiempo que colaborar con personas en documentos era una gran molestia. Haría varias copias de un archivo y tendría que agregar un estúpido apéndice de nombre de archivo a cada uno, como "-editado-JD-final-final", con la esperanza de realizar un seguimiento de los cambios de todos. Igualmente doloroso fue administrar versiones de sus propios documentos, ya que se los envió por correo electrónico desde su computadora personal a la computadora de su trabajo. ¿Quién extraña eso? Ya nadie tiene que meterse con esos problemas en gran parte gracias a los servicios de sincronización y almacenamiento de archivos en línea.
Los servicios de almacenamiento y sincronización de archivos brindan acceso sin inconvenientes a todos sus datos (documentos de Word, PDF, hojas de cálculo, fotos y cualquier otro recurso digital) dondequiera que se encuentre. Ya no necesita estar sentado en su PC de trabajo para ver sus archivos de trabajo. Con la sincronización en la nube, puede acceder a ellos desde su computadora portátil en casa, su teléfono inteligente mientras viaja o desde su tableta en su sofá. Los servicios de sincronización y almacenamiento también agregan seguridad a su vida en línea porque cuando sincroniza sus archivos a través de la nube, también crea una copia de seguridad de ellos de forma predeterminada. Si pierde su computadora portátil, podrá acceder a todos sus archivos si inicia sesión en su servicio de sincronización desde cualquier computadora.
Si aún no tiene un servicio para almacenar y sincronizar sus datos en la nube, debería considerar seriamente obtener uno. El que elija depende de los tipos de archivos que almacena, cuánta seguridad necesita, si planea colaborar con otras personas y qué dispositivos usa para editar y acceder a sus archivos. También puede depender de su nivel de comodidad con las computadoras en general. La mayoría de estos servicios son extremadamente fáciles de usar, mientras que otros ofrecen personalización avanzada para técnicos más experimentados.
Las mejores soluciones de almacenamiento en la nube funcionan muy bien con otras aplicaciones y servicios, lo que hace que la experiencia de ver y editar sus archivos se sienta natural. Especialmente en los negocios, desea que su otro software y aplicaciones puedan recuperar o acceder a sus archivos, por lo que asegurarse de usar un servicio que se autentique fácilmente con las otras herramientas que usa es un gran problema. Box y Dropbox son particularmente fuertes en este sentido.
La gama de capacidades de los servicios de almacenamiento basados en la nube es increíble. Muchos de ellos se especializan en un área específica. Por ejemplo, Dropbox se enfoca en mantener una carpeta sincronizada accesible en todas partes. SpiderOak One Backup enfatiza la seguridad. Algunos servicios de almacenamiento en la nube, como Apple iCloud, Google Drive y Microsoft OneDrive, son generalistas y ofrecen no solo sincronización de carpetas y archivos, sino también reproducción de medios y sincronización de dispositivos. Estos productos incluso funcionan como software de colaboración, y ofrecen coedición de documentos en tiempo real.
Distintos pero superpuestos en algunos casos con el almacenamiento en la nube son los servicios de copia de seguridad, en particular los que ofrecen copias de seguridad en línea. Algunos de ellos, como Carbonite, se especializan en la protección y recuperación de datos, mientras que otros, como IDrive, combinan la protección de datos con capacidades de sincronización y uso compartido.
La mayoría de los servicios en la nube ofrecen algún nivel de copia de seguridad, casi como consecuencia de su función prevista. Lógicamente, cualquier archivo cargado en un servicio en la nube también está protegido contra fallas en el disco, ya que hay copias de ellos en la nube. Pero los servicios de respaldo dedicados a veces también crean una imagen de disco de su máquina para que pueda restaurar no solo sus archivos, sino todo, incluidos los programas y la configuración del sistema. Sincronizar, por el contrario, se trata de hacer una copia de seguridad y administrar solo los archivos seleccionados.
Solo para aclarar cualquier confusión, la parte de la nube del almacenamiento basado en la nube se refiere a colocar sus archivos en otro lugar que no sea el disco duro de su computadora. Por lo general, se refiere a los servidores del proveedor. Hay un dicho medio en broma en el mundo de la tecnología: "No hay nube. Es solo la computadora de otra persona".
Tener datos en la nube le brinda la posibilidad de acceder a sus archivos a través de Internet. Sus datos generalmente se cifran antes de realizar el viaje por Internet a los servidores del proveedor, y permanecen cifrados mientras viven en esos servidores.
Los servicios bien diseñados no cargan una copia nueva de sus archivos cada vez que cambia una pequeña cosa. En cambio, el servicio de sincronización de archivos busca cambios en sus archivos y los carga solo, ahorrando ancho de banda de conexión.
Puede acceder a sus archivos en la nube a través de una aplicación o software de utilidad instalado en su computadora. Una vez que está instalado, generalmente muestra un pequeño ícono de notificación y crea su estructura de carpetas sincronizadas que se ajusta al Explorador de Windows o al Finder de macOS. También puede acceder a los archivos a través de su navegador web. Por supuesto, necesita una conexión a Internet para que funcione, pero si está temporalmente sin conexión, está bien. El servicio espera hasta la próxima vez que tenga una conexión y se encarga del negocio en ese momento.
Para obtener una explicación más detallada de la nube, consulte ¿Qué es la computación en la nube?
Muchos servicios de almacenamiento en la nube tienen una cuenta gratuita que generalmente viene con algunas limitaciones, como la cantidad de almacenamiento o el límite de tamaño de los archivos que puede cargar. Preferimos proveedores que ofrezcan algún nivel de servicio gratuito permanente, incluso si obtiene solo 2 GB de espacio de almacenamiento en lugar de una prueba basada en el tiempo. De esta manera, puede integrar completamente un servicio en su vida durante varias semanas para realizar pruebas en el mundo real. Durante ese tiempo, tendrá una idea de cómo funciona y qué podría salir mal con su configuración.
¿Qué podría salir mal? El error humano representa una gran cantidad de tragedias de almacenamiento en la nube, pero la conexión a Internet interrumpida es otro problema común. Sin mencionar que todos los servicios de Internet sufren cortes ocasionales (Se abre en una ventana nueva) . Pregunte (o simplemente mire nuestros comentarios de revisión) y escuchará historias tristes de cómo el almacenamiento en la nube puede fallar. Uno de los beneficios de pagar una cuenta es que generalmente viene con soporte adicional del proveedor, por lo que si algo sale mal, alguien de la compañía puede ayudarlo a resolver el problema.
Hay muchas otras razones para pagar por el almacenamiento en la nube, desde obtener mucho más espacio (un terabyte realmente ya no cuesta tanto) hasta poder cargar archivos de gran tamaño. Ese último beneficio es relevante para los diseñadores gráficos, editores de video y otros artistas visuales que a menudo alojan archivos enormes. Otras ventajas de pagar por su almacenamiento en la nube a menudo incluyen un mayor acceso al historial de versiones de archivos (lo que significa que puede restaurar una propuesta comercial importante a la versión que tenía antes de que su colega hiciera un montón de cambios erróneos), más seguridad y más funciones para la colaboración. y trabajo en equipo
Aquí, destacamos solo los mejores servicios de almacenamiento en la nube entre los que hemos probado. Cuando PCMag prueba estos servicios, evaluamos sus conjuntos de características, facilidad de uso, estabilidad y precio. Hay otros servicios de almacenamiento en la nube en el mercado que no cumplieron con los requisitos de este artículo, según estos criterios. Haga clic en los enlaces de revisión para obtener información más detallada sobre cada uno de nuestros servicios favoritos de sincronización de archivos y almacenamiento en la nube.
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