En los días previos a que las computadoras fueran omnipresentes, los trabajadores que cobraban por hora hacían un seguimiento de su tiempo usando libros de contabilidad (o, tal vez, trozos de papel), anotando a mano lo que hacían por sus clientes junto con la fecha y cuánto tiempo les tomó. Al final del período de facturación, alguien tendría que compilarlo todo en una factura para cobrar al cliente de manera adecuada. Algunas personas todavía trabajan así hoy en día, pero hay una mejor manera. Las aplicaciones de seguimiento del tiempo tienen varias ventajas sobre el seguimiento en papel, lo que le permite dedicar más tiempo a trabajar de manera productiva y menos al papeleo.
Las aplicaciones de seguimiento de tiempo pueden compilar facturas automáticamente. Pueden detectar cuándo su computadora está inactiva y preguntarle si desea excluir el tiempo de inactividad. Pueden mostrarle un reloj en funcionamiento directamente en su pantalla, recordarle que tome descansos e incluso tomar capturas de pantalla periódicas con marca de tiempo en caso de que alguna vez necesite justificar su factura a un cliente. A los efectos de este artículo, nos referimos a este tipo de software como aplicaciones de seguimiento del tiempo para autónomos. Dicho esto, muchas de las aplicaciones que son útiles para los autónomos también son apropiadas para el uso de pequeñas empresas, más sobre eso en un momento.
Existen otros tipos de software de seguimiento del tiempo para empresas, además de los que son adecuados para autónomos. Por ejemplo, muchos servicios de supervisión de empleados incluyen herramientas de seguimiento del tiempo. En esas aplicaciones, los empleados suelen registrar su entrada y salida del trabajo utilizando la aplicación, además de realizar un seguimiento de su tiempo en las tareas. Otro tipo de software que a veces incluye herramientas de seguimiento del tiempo es el software de gestión de proyectos. Cuando las aplicaciones de administración de proyectos incluyen rastreadores de tiempo, los administradores de proyectos y los trabajadores pueden usar los datos para desarrollar una mejor comprensión de cuánto tiempo toman las tareas y los proyectos, lo que mejora su capacidad para estimar proyectos futuros. O pueden usar los datos de tiempo para facturar a los clientes, o ambos.
Todas estas aplicaciones de seguimiento del tiempo le permiten iniciar y detener manualmente el registro del tiempo. Ejecutar manualmente un temporizador puede parecer contradictorio, ya que existen programas que pueden rastrear automáticamente qué aplicaciones y sitios web usa y durante cuánto tiempo, como RescueTime y Qbserve. Sin embargo, el problema es que, mientras completa una tarea, un trabajador puede cambiar de aplicación y de sitio web, hacer llamadas telefónicas o asistir a una reunión. Las aplicaciones como RescueTime no están equipadas para determinar qué acciones discretas deben agruparse como una sola tarea. Sin embargo, estas aplicaciones son increíblemente útiles para ayudar a las personas con problemas de gestión del tiempo. Entonces, si bien hay una variedad de aplicaciones de seguimiento del tiempo, para el propósito de esta lista nos ceñimos a los programas que están diseñados para trabajadores autónomos y equipos pequeños.
Algunos autónomos y trabajadores subcontratados trabajan solos, solo tienen uno o dos clientes y no tienen necesidades de facturación complicadas. Estos tipos de trabajadores pueden quedarse con una aplicación gratuita de seguimiento del tiempo. Nuestro favorito en esta categoría es la versión gratuita de Toggl. Usar Toggl no podría ser más fácil. Funciona bien y no se cierra en caso de que se caiga la conexión a Internet. Toggl ofrece aplicaciones móviles, una aplicación web y una extensión de navegador que incluye recordatorios integrados para aquellos que usan la Técnica Pomodoro (Se abre en una ventana nueva) (un método para tomar descansos a intervalos prescritos) para una mejor productividad.
Toggl no tiene un sistema de facturación completo, pero puede conectar la versión gratuita a FreshBooks y generar facturas allí, o puede exportar un informe o archivo CSV de los datos que deben convertirse en una factura y administrarlos usted mismo desde allí. en cualquier herramienta de facturación que desee. Otra opción gratuita es TopTracker, que está hecho por una compañía llamada TopTal, que administra un mercado de trabajadores independientes. Debido a que las aplicaciones de seguimiento del tiempo aumentan la precisión del tiempo facturado, a TopTracker le interesa regalar una herramienta gratuita para hacer felices tanto a los autónomos como a las empresas que los contratan.
Las pequeñas empresas y los autónomos que trabajan con equipos necesitan realizar un seguimiento y facturar no solo su propio tiempo, sino también el de los demás. Harvest, que cuesta $12 por persona al mes, es nuestra opción favorita entre estas opciones por ofrecer un excelente valor y admitir una variedad de casos de uso. Con Harvest, todos los miembros de un equipo pueden realizar un seguimiento de su tiempo y todo aparecerá en la cuenta del administrador. Harvest le permite asignar diferentes tarifas por hora a diferentes trabajadores. También tiene una opción para realizar un seguimiento del trabajo que se factura como una tarifa plana. Por ejemplo, si cobra $ 2,500 fijos para rediseñar una página web, es posible que desee controlar cuántas horas pasa haciendo el trabajo.
Algunas aplicaciones de seguimiento de tiempo incluyen un sistema completo de facturación y facturación, mientras que otras le permiten revisar gráficos y exportar datos a un archivo CSV para crear facturas en otro lugar. Tener un sistema de facturación integrado es útil para quienes tienen necesidades de facturación complejas, como el seguimiento del tiempo y los gastos. Tres aplicaciones destacan por su facturación integrada: Harvest, FreshBooks y Paydirt.
Ya he mencionado algunos de los puntos fuertes de Harvest con la facturación. De hecho, FreshBooks se clasifica con mayor precisión como un software de facturación que también incluye herramientas de seguimiento del tiempo. Paydirt es otra excelente aplicación con opciones para cobrar el pago directamente de una factura digital a través de PayPal y Stripe. Cuando los clientes pagan electrónicamente, Paydirt también puede rastrear automáticamente cuáles de sus facturas se han pagado.
No todas las aplicaciones de seguimiento de tiempo funcionan sin conexión. Bastantes solo tienen aplicaciones web que requieren una conexión a Internet tanto cuando se inicia un temporizador como cuando se ejecuta. Las personas que trabajan sin conexión con frecuencia o tienen un servicio de Internet inestable querrán un rastreador de tiempo que también funcione sin conexión. Toggl y OfficeTime están entre los mejores en esta categoría. Toggl tiene aplicaciones de escritorio y aplicaciones móviles que pueden rastrear el tiempo en cualquier momento y sincronizarán sus datos con su cuenta la próxima vez que se conecten. OfficeTime solo ofrece aplicaciones de escritorio y aplicaciones de iOS, no una aplicación web, y funciona de manera confiable sin importar dónde se encuentre. Otro beneficio de OfficeTime: se vende por una tarifa única en lugar de una suscripción recurrente.
Para delimitar qué aplicación de seguimiento del tiempo es adecuada para usted, teniendo en cuenta lo complicado que se vuelve el seguimiento y la facturación del tiempo, ya sea que trabaje solo o con un equipo, y si necesita la capacidad de realizar un seguimiento del tiempo cuando no está conectado. Hay un montón de excelentes opciones disponibles en una gama de precios. Mientras está considerando su flujo de efectivo, también debe leer nuestra función sobre los mejores servicios de finanzas personales.
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