Las personas que reabren las oficinas tienen muchos factores nuevos que considerar para mantener seguros a los clientes y empleados, especialmente ahora que las infecciones por COVID-19 están aumentando nuevamente en ciertas áreas. Si su oficina está abierta, entonces las soluciones de rastreo de contactos de COVID-19 son herramientas necesarias para prevenir una mayor transmisión porque permiten a los gerentes de oficina identificar quién puede ser contagioso y reaccionar adecuadamente.
Las herramientas de regreso al trabajo (RTW) pueden ayudar a los empleados a realizar controles de bienestar y programar la asistencia del día. Del mismo modo, las herramientas de gestión del espacio pueden realizar un seguimiento de varias áreas de la oficina y distribuir mejor al personal para el distanciamiento social.
Algunos de estos tienen funciones de rastreo de contactos, sin embargo, las herramientas de rastreo de contactos dedicadas ayudan a recopilar información de tiempo y ubicación que es invaluable una vez que un empleado está infectado. Esa es información crítica porque muestra quién más estaba cerca en ese momento específico, lo que significa que una aplicación puede alertar fácilmente a otros empleados que podrían haber estado expuestos. También son datos necesarios si su política es prohibir que los trabajadores potencialmente infectados regresen a la oficina hasta después de un período de cuarentena o una prueba. Cuanto más grande o más distribuida sea la fuerza laboral, más complejos serán los requisitos de rastreo de contactos.
Los Centros para el Control de Enfermedades (Se abre en una ventana nueva) (CDC) definen el rastreo de contactos como una medida central de control de enfermedades que “implica trabajar con un paciente (sintomático y asintomático) a quien se le ha diagnosticado una enfermedad infecciosa para identificar y brindar apoyo. a personas (contactos) que pueden haberse infectado por exposición al paciente. Esto se aplica a cualquier persona que haya pasado más de 15 minutos a menos de seis pies de una persona infectada. Este proceso previene una mayor transmisión de enfermedades al separar a las personas que tienen (o pueden tener) una enfermedad infecciosa de las personas que no la tienen”.
La forma más básica de rastreo de contactos es simplemente tomar el nombre y el número de teléfono de una persona cuando ingresa a un negocio y registrar la hora. Si alguien da positivo y reporta su condición, entonces todos los que están en riesgo por haber estado en el mismo lugar al mismo tiempo recibirán una llamada. Por lo general, se les informará que podrían haber estado expuestos y que deben ponerse en cuarentena y buscar una prueba de COVID-19. El problema con este enfoque, por supuesto, es que se basa completamente en la participación humana voluntaria.
Eso no quiere decir que el rastreo de contactos no se pueda hacer manualmente, utilizando hojas de cálculo como una base de datos rápida y sucia, pero esto generalmente solo funciona para empresas muy pequeñas donde los gerentes pueden verificar fácilmente los datos con todos los empleados directamente. El método se vuelve difícil de manejar para las empresas que administran varias ubicaciones de oficinas, pisos y un personal de más de 10 a 20 trabajadores. Ahí es donde entran las aplicaciones de rastreo de contactos.
Algunas de estas soluciones están disponibles como parte de las soluciones de la aplicación RTW que también se enfocan en otras tareas, como la creación de políticas en el lugar de trabajo y la gestión del espacio. Sin embargo, algunos son sistemas independientes. El CDC reconoce la utilidad de estas aplicaciones, pero también enfatiza que las organizaciones necesitarán personal dedicado y un plan de respuesta efectivo al COVID-19. Afortunadamente, los CDC ofrecen pautas para desarrollar planes de seguimiento de contratos (Se abre en una ventana nueva) que pueden ayudar.
“El rastreo de contactos se ha convertido en un componente esencial para las estrategias de regreso al lugar de trabajo, ya que proporciona una forma de rastrear, registrar y mapear las interacciones. Sin embargo, las preocupaciones sobre la privacidad de los datos pueden limitar la participación de los empleados. Los usuarios quieren saber que sus datos y su información personal están seguros”, dijo Blake McConnell, vicepresidente sénior de flujos de trabajo de empleados en ServiceNow (se abre en una ventana nueva) .
Sin embargo, si bien es importante tener el rastreo de contactos en su caja de herramientas de RTW, no es una solución completa en sí misma, solo un componente necesario. “Cuando se trata de mantener seguros a los empleados cuando regresan al lugar de trabajo, las medidas más efectivas son las pruebas de laboratorio de rutina, la reconfiguración de la infraestructura física, el distanciamiento social en el lugar de trabajo y permanecer atentos a la posible exposición al COVID-19”, dijo Brad Bostic, presidente y CEO de hc1 (Opens in a new window) , una empresa de bioinformática enfocada en sistemas de salud y soluciones de laboratorio. Él enfatiza cuatro puntos importantes que cualquier plan de RTW y política de rastreo de contactos debe abordar:
Las soluciones de rastreo de contactos deben ser fáciles de usar y, en la medida de lo posible, compatibles con las herramientas que las organizaciones ya están utilizando. Por ejemplo, los usuarios de aplicaciones de administración de instalaciones, que manejan problemas de edificios como el mantenimiento de HVAC y el acceso de entrada seguro, podrían estar familiarizados con una empresa como Envoy porque es una solución popular en ese espacio. Optar por una solución de rastreo de contactos de ese proveedor significa que es probable que su personal de seguridad y recepcionistas ya estén familiarizados con la interfaz y, por lo tanto, reduzcan la capacitación y el tiempo de implementación, ya que el componente de rastreo de contactos de Envoy no solo se puede obtener como una aplicación independiente. , sino también como un simple complemento de su aplicación principal.
Además, es más probable que los departamentos de CIO y de recursos humanos (RR. HH.) consideren soluciones de empresas con las que ya tienen relaciones o con las que sus empleados ya están familiarizados. Eso es especialmente cierto cuando un tiempo de implementación rápido es importante. Dicho esto, las soluciones con una propuesta de valor única (ciertamente el caso de muchas herramientas de rastreo de contactos) pueden resolver una variedad de problemas más rápido, por lo que también deben tenerse en cuenta. Si su empresa requiere una solución portátil, por ejemplo, debido a problemas de seguridad de acceso superiores a la media, los proveedores que puedan proporcionar todos los componentes de dicha solución (los dispositivos portátiles, los lectores, el software de seguimiento y las balizas de señalización) serán una buena opción. requisito más convincente que la compatibilidad con otras herramientas in situ.
La clave es determinar sus necesidades antes de la compra. Eso significa diligencia debida con el personal del edificio y las instalaciones, así como un equipo dedicado para gestionar el cumplimiento de las pautas comerciales estatales y municipales de COVID-19. Una vez que se determinen, puede compararlos con las necesidades de su negocio en particular y hacer una lista detallada de las funciones de rastreo de contactos más importantes para usted.
Independientemente de cuáles sean las necesidades individuales de su negocio, una solución de rastreo de contactos debe facilitar tanto el seguimiento como la recopilación de información. En general, esto se hace a través de una combinación de aplicaciones, dispositivos portátiles, redes Wi-Fi y autoinforme. Sin embargo, las capacidades de análisis empresarial, en particular, deberían permitir que las organizaciones procesen rápidamente los datos recopilados en busca de riesgos inminentes y luego comunicarse con los empleados potencialmente afectados.
Eso significa evaluar el estado de los contactos expuestos y proporcionar formas fáciles de comprender los niveles de riesgo para los empleados que regresan en diferentes lugares de trabajo. Los profesionales de TI deben buscar soluciones en las que el flujo de datos de rastreo de contactos sea rápido y eficiente desde la recopilación hasta la traducción de la información. Y debe prestar especial atención a la presentación final de los datos para asegurarse de que sea fácil de entender para los gerentes y tomar decisiones rápidas.
Agregar datos de registros de asistencia, aplicaciones de gestión de turnos y otras soluciones de gestión de recursos humanos es una parte bastante sencilla del proceso. Donde se vuelve difícil es poder marcar de manera efectiva la fecha y la referencia cruzada de estos datos no solo con las diversas ubicaciones de su oficina, sino también con quién estaba en esas ubicaciones en un momento dado. Y una vez que se supera ese obstáculo, la solución también necesita usar los datos para determinar los niveles de riesgo que ahora enfrentan otros empleados. Las necesidades de cada negocio variarán según la ubicación, la naturaleza de la fuerza laboral (es decir, el tamaño, la distribución y la orientación de las tareas) y las complejidades del negocio en lo que respecta a las necesidades de cumplimiento y la regulación. Entonces, nuevamente, eso lo lleva de nuevo a la importancia de un proceso exhaustivo de debida diligencia antes de decidirse por una de estas soluciones.
“Uno de los factores clave para las empresas al considerar cualquier aplicación o tecnología de rastreo de contactos es asegurarse de que esté en línea con las regulaciones de privacidad y protección de datos”, dice McConnell. Para los compradores, eso significa que es esencial que cualquier solución de rastreo de contactos mantenga las políticas de privacidad de datos de la empresa, lo que generalmente también significa obtener el consentimiento de los empleados.
Esto es aún más crítico cuando se trata de información de salud personal de los empleados. Los empleados deben saber que su información personal solo se recopila con fines de salud y que nunca se compartirá con ninguna agencia externa, como la policía o inmigración.
Una opción efectiva, aunque generalmente más costosa, es seleccionar un sistema basado en tokens. Estas soluciones garantizan que solo se recopilen puntos de datos clave y, por lo general, contribuyen en gran medida a convencer a los empleados de que participen en la recopilación de datos necesaria sin dejar de sentirse cómodos desde una perspectiva de privacidad.
McConnell enfatiza que cuando fallan los esfuerzos de rastreo de contactos, generalmente se debe a una mala adopción o falta de participación de los empleados. El rastreo de contactos exitoso requiere tanto participación como privacidad. Articular claramente los beneficios y ser transparente sobre cómo se utilizan los datos de un individuo es fundamental para una implementación exitosa.
Por lo tanto, al tomar una decisión de compra, debe centrarse no solo en la recopilación de datos, sino también en las funciones que necesitará para garantizar la aceptación de los empleados. Para ayudar, algunas herramientas de rastreo de contactos brindan características similares a una aplicación de marketing por correo electrónico que brinda a los gerentes la capacidad de enviar boletines informativos por correo electrónico orientados a la salud a los empleados. Otros ofrecen una estrecha integración con la mensajería del equipo y las aplicaciones de encuestas en línea, como Slack o Microsoft Teams.
Todas las aplicaciones enumeradas a continuación abordan el rastreo de contactos utilizando al menos varias de las capacidades mencionadas anteriormente. Debe usar versiones de evaluación y conversaciones detalladas con el personal de ventas para determinar cuáles se adaptan mejor a su organización. Pero hágalo pronto, ya que ninguna de estas soluciones se puede implementar sin algunos plazos de entrega significativos, ya que deberá manejar no solo la personalización y la integración de datos, sino también la capacitación de los empleados y los desafíos de aceptación.
DevvTrace (Se abre en una ventana nueva) (Se abre en una ventana nueva) proviene de la startup de blockchain Devvio y utiliza dispositivos portátiles para medir la distancia entre los usuarios. Estos dispositivos recopilan los datos que los empleadores necesitan para saber quién estuvo en contacto con empleados potencialmente infectados.
El dispositivo portátil DevvTrace es pequeño y vibra cuando está cerca de otro dispositivo. Eso ayuda a los trabajadores a mantener un distanciamiento social adecuado. La aplicación aprovecha la experiencia en blockchain de la empresa para la seguridad. Guarda toda la información en una cuenta que garantiza la privacidad del usuario. Toda la información de identificación personal (PII) se controla a través de las claves privadas de los usuarios en una billetera blockchain. Si un empleado o cliente muestra síntomas o da positivo en la prueba de COVID-19, puede permitir que la información de contacto registrada se anonimice y se envíe a una base de datos de puntos críticos.
La cadena de bloques de Devvio funciona a escala, ya que es capaz de procesar más de 8 millones de transacciones por segundo y las transacciones pueden liquidarse en menos de un segundo, lo que debería ser más que suficiente para satisfacer la mayoría de los requisitos de seguimiento de contactos corporativos. La compañía dice que todas sus transacciones están protegidas criptográficamente, y cualquier usuario puede comparar sus posiciones rastreadas en tiempo real con los datos de puntos calientes actuales para ver si podrían haber estado expuestos.
Envoy Protect (Se abre en una nueva ventana) integra la experiencia en la gestión de instalaciones, la entrega de correo, el inicio de sesión en la oficina sin contacto, la gestión de visitantes, así como la gestión de salas y áreas de reunión. La solución es una obviedad para los clientes que ya utilizan el marco de gestión de instalaciones de Envoy, ya que de esa manera está disponible a través de una actualización rápida de la aplicación en el hardware que ya utilizará el software.
Envoy Protect permite a los empleados certificar que están saludables desde sus hogares. Pueden registrarse de manera segura al llegar a su oficina utilizando la solución de control de acceso de Envoy. Envoy puede llevar la cuenta de cuántas personas están en el sitio y establecer límites en los registros una vez que se alcanza una capacidad preestablecida. Con este registro de quién accedió a la oficina y cuándo, es más fácil rastrear el contacto en caso de que alguien se enferme. El enfoque de Envoy en análisis e informes ayuda a los gerentes a tomar decisiones basadas en datos porque brinda información sobre la ocupación, los resultados de la evaluación y quién está trabajando actualmente en la oficina.
La experiencia de Envoy en el control de acceso también se extiende a la seguridad de los datos y la privacidad de los empleados, especialmente para los clientes más grandes. La empresa cuenta con políticas y controles diseñados para proteger la información de los empleados y ayudar a las empresas a cumplir con los estándares de cumplimiento. Todos los datos que se ejecutan en los servicios de Envoy se almacenan en la base de datos segura de Envoy. Las copias de seguridad se realizan todos los días y se almacenan fuera del sitio en el centro de datos AWS US-East-1 en Virginia, el centro de datos US-West-1 en California o el centro de datos US-West-2 en Oregón.
Las tres soluciones COVID-19 Shield de Everbridge están diseñadas para ayudar a las empresas a identificar riesgos, proteger a la fuerza laboral y gestionar las interrupciones en las operaciones, incluida la cadena de suministro. Everbridge COVID-19 Shield (Se abre en una ventana nueva) ayuda a recibir alertas de COVID-19 relacionadas con empleados y activos. Eso significa que puede mantener informados a los gerentes sobre la salud y el estado de los empleados en la oficina, así como de aquellos que trabajan de forma remota o viajan.
Everbridge también puede administrar los controles de bienestar, las prohibiciones de viaje y la interrupción de la cadena de suministro, mientras mantiene la comunicación con las partes interesadas a través de correo electrónico, Facebook, SMS y Twitter. Esto no solo asegura que sus trabajadores se mantengan informados, sino que también ayuda a mantener a las personas alejadas de áreas inseguras.
En un buen toque, Everbridge COVID-19 Shield aprovecha varias bases de datos verificadas de terceros para mantener a las empresas abastecidas con datos externos sobre nuevos brotes, prohibiciones de viaje e incluso impactos en la cadena de suministro que luego se correlacionan con la empresa. Para los empleados, la aplicación móvil Everbridge sirve como conducto para la información y las comunicaciones seguras.
hc1 Workforce Advisor (Se abre en una ventana nueva) es una solución de RTW dedicada a la COVID-19 que brinda información de salud crítica en una vista integrada. Esta recopilación de datos cubre todos los datos de los empleados, los resultados de las pruebas, los síntomas y otros conocimientos sobre la prevalencia del virus a nivel local, incluidas las comunidades donde se encuentra el lugar de trabajo y donde viven sus empleados.
Los datos de las pruebas de los empleados se capturan automáticamente a través de tokens digitales que sirven como prueba móvil del estado de las pruebas virales y de anticuerpos. Este token digital basado en el consentimiento funciona mediante el uso de una aplicación móvil que permite a los empleados compartir su estado con su empleador u otros usuarios, como escuelas, aeropuertos y lugares de entretenimiento.
La empresa tiene un sólido historial de soluciones destinadas a transformar de forma segura los datos de las pruebas de laboratorio en tiempo real en información personalizada sobre atención médica. Entonces, por ejemplo, Workforce Advisor podría integrarse con los resultados de las pruebas de laboratorio locales correlacionando esos datos con los riesgos y síntomas locales. Luego podría hacer coincidir esa información con los datos de ubicación del edificio y del piso para cualquier empleado informado que dé positivo por el coronavirus. Para evaluar el riesgo, la solución aprovecha el Índice de riesgo local (LRI) hc1 (Se abre en una ventana nueva) para la oficina y las direcciones de los hogares de todos los empleados.
Una vez que se realiza la prueba a un empleado, los resultados positivos y negativos se transmiten directamente desde el laboratorio, con el permiso del empleado, al Centro de comando hc1 CV19. Esto puede alertar a la gerencia si es necesario actuar casi en tiempo real. Una acción puede incluir aislar a los empleados infectados y emplear medidas de rastreo de contactos para identificar a otros empleados que ahora podrían estar en riesgo. hc1 Workforce Advisor también tiene una identificación digital que evalúa y monitorea su cumplimiento de las políticas de COVID-19 y una aplicación móvil que maneja el control de entrada y el aviso de exposición.
OPN (Se abre en una ventana nueva) está diseñado para dispositivos móviles y presenta evaluaciones de salud y seguimiento de contactos en la aplicación. Otra capacidad atractiva es que presta atención a la seguridad al proporcionar cifrado de datos local e información anónima, por lo que los datos de empleados individuales nunca se pueden compartir sin permiso.
OPN está diseñado para ser una solución integral de regreso al trabajo con seguimiento de acceso, registro e inicio de sesión, pasaporte de acceso digital, detección, gestión de equipos y, especialmente, informes de contacto y salud. La aplicación proporciona informes en tiempo real para las evaluaciones de salud del equipo y permite a los administradores enviar mensajes directamente a los miembros del equipo si se marca su última evaluación de salud. Los informes de riesgo automatizados notifican a los gerentes tan pronto como ocurre una exposición para que puedan detener de manera proactiva una mayor propagación. Todo esto sucede en un dispositivo móvil, por lo que tanto los empleados como los gerentes pueden mantenerse actualizados en tiempo real.
OPN viene en versiones específicas de la industria diseñadas para adaptarse a sectores clave, como educación, hotelería, manufactura, bienes raíces, comercio minorista y deportes. La compañía dice que está trabajando para expandir esas categorías para construir una base de clientes aún más amplia.
La estrategia de PandemSafe (Se abre en una ventana nueva) es enfocar su solución de rastreo de contactos en ser no intrusiva y adaptable, para que pueda ser relevante para una base de clientes lo más amplia posible. La solución no solo proporciona funciones de seguimiento de contactos, sino que también funciona para ayudar a los clientes a cumplir con las políticas de regreso a la oficina. Eso cubre no solo las nuevas regulaciones municipales que han surgido durante la pandemia, sino también las necesidades de cumplimiento más establecidas, como las de GDPR. Para habilitar eso, el servicio funciona principalmente en torno a la gestión del espacio, la integración de datos de programación y la generación de informes.
Para desarrollar aún más su arsenal de rastreo de contactos, PandemSafe puede integrarse con sistemas de seguridad e incluso dispositivos portátiles para conjuntos de datos adicionales. Sin embargo, son opcionales, ya que el software en sí no requiere características invasivas de hardware o software, como el rastreo de ubicación o dispositivos que deben instalarse en la oficina o que los empleados deben llevar.
Para que los informes sean más flexibles, PandemSafe permite a los gerentes recopilar datos en paneles que pueden profundizar hasta el nivel de los empleados, y su proceso de configuración bastante sencillo funciona con Apple macOS, Linux y Microsoft Windows.
Debido a que no es una aplicación de seguimiento de contactos dedicada, Safe Workplace Suite (Se abre en una ventana nueva) de ServiceNow funciona para simplificar múltiples desafíos de regreso al trabajo. Esto puede ser beneficioso o no, dependiendo de si está buscando una solución más grande o algo centrado completamente en el rastreo de contactos. Dicho esto, ServiceNow ha realizado una buena cantidad de trabajo integrando el rastreo de contactos con su capacidad para identificar y responder rápidamente a la exposición y el riesgo de los empleados.
Sus otras capacidades incluyen la gestión general de la seguridad en el lugar de trabajo, lo que significa que debería resultar útil incluso después de la pandemia. Para COVID-19, las características populares incluyen planos de planta de distanciamiento, creación automatizada de tareas de limpieza y reservas de autoservicio para una gestión de tráfico más segura en la oficina. ServiceNow Safe Workplace Suite también simplifica el proceso de pruebas de salud de los empleados a través de los módulos Pruebas de salud y seguridad y Seguridad en los viajes de los empleados que encontrará en sus aplicaciones web y móviles.
Una vez que se identifica a un empleado expuesto, la aplicación ejecuta automáticamente acciones de seguimiento, como enviar notificaciones a los empleados y programar entrevistas, o programar la desinfección o el cierre de áreas de "puntos críticos" según sea necesario. La aplicación también busca monitorear el riesgo de permanecer abierto al observar las tendencias de exposición en todo el negocio.
Otros componentes útiles incluyen la Gestión de inventario de EPP en el lugar de trabajo para controlar el inventario de EPP en todas las ubicaciones, así como el Panel de control de lugar de trabajo seguro. Esto brinda a los gerentes una descripción general de la preparación para reabrir con una pantalla de tablero de datos de lugares de trabajo seguros.
TraceSafe (Se abre en una ventana nueva) comenzó en el segmento de dispositivos médicos al fabricar brazaletes de rastreo para bebés. Estos se colocan en las muñecas o los tobillos de los bebés recién nacidos para que el personal médico sepa dónde están los bebés en todo momento. El gobierno de Hong Kong recurrió a la compañía en 2020 para adaptar su tecnología para ayudar con las cuarentenas obligatorias para los viajeros.
Los dispositivos portátiles TraceSafe utilizan señales de Bluetooth de baja frecuencia para transmitir información de salud y ubicación a balizas que pueden administrar de manera eficiente el rastreo de contactos a escala. “Para los clientes de la construcción, por ejemplo, será algo que se adhiera al casco o se integre en el chaleco de seguridad. Para un evento deportivo internacional, [it] sería algo que simplemente se incorporaría en el cordón [boleto]", explica Wayne Lloyd, director ejecutivo de Tracesafe.
Lloyd enfatizó que si bien los dispositivos portátiles TraceSafe pueden simplificar el rastreo de contactos, no se pueden usar para rastrear a los empleados y sus movimientos, lo que podría ayudar con las preocupaciones de privacidad de los empleados. “Los datos se anonimizan para los usuarios excepto cuando hay una exposición. Esa sería la única vez que podrías entender quién era. y eso es puramente para notificar a la persona”, dijo Lloyd.
Worksphere maneja el rastreo de contactos como una parte de lo que la empresa promociona como una solución de oficina híbrida de extremo a extremo. Además del seguimiento, esta suite incluye herramientas para la planificación de la capacidad, reservas de escritorio compartido y un calendario de asistencia a la oficina. La comunicación con los empleados se maneja a través de una herramienta de encuestas en línea y también hay un panel de análisis.
La aplicación tiene un precio muy bueno, pero eso se debe a que es una herramienta estándar de software como servicio (SaaS). Eso lo convierte en un aumento fácil y rápido, pero la otra cara de la moneda es que sus datos de seguimiento de contactos se basarán en la programación y los registros de bienes raíces de su escritorio. Las soluciones más costosas agregan un componente de hardware, como una tarjeta inteligente o una aplicación de teléfono inteligente, para que puedan basar el rastreo de contactos en una idea en tiempo real de dónde estaban los empleados en la oficina en un período de tiempo determinado. No obtendrá eso con Worksphere, pero aún obtendrá un conjunto de herramientas capaz de volver al trabajo que se implementa rápidamente.
La aplicación también tiene una lista sólida de integración en una variedad de funciones. Por ejemplo, las funciones de recursos humanos se pueden manejar a través de ganchos con ADP, BambooHR y Zenefits, entre otros. Puede reforzar la comunicación de bienestar de los empleados a través de una integración de Slack y administrar la autenticación de inicio de sesión único (SS) a través de Okta. Hay una lista mucho más larga de integraciones disponibles, que probablemente será la característica más atractiva de Worksphere para las empresas que necesitan obtener una solución de seguimiento de contactos y RTW rápidamente.
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