No hay nada malo con una lista de tareas en papel, pero la digitalización tiene sus beneficios. El papel está bien si te gusta escribir a mano, tachar tareas con tinta o lápiz y dibujar flechas para mostrar cuándo cambian las prioridades y los plazos. Sin embargo, las mejores aplicaciones de lista de tareas te permiten escribir, organizar y volver a priorizar tus tareas de manera más eficiente. También le permiten adjuntar notas, enlaces y archivos a una tarea, y los mejores también le permiten ver cuándo alguien más ha completado una tarea. En muchos sentidos, un buen programa de tareas pendientes es la mejor aplicación de productividad.
Para encontrar las mejores aplicaciones de listas de tareas, buscamos las que son fáciles de usar, se ofrecen en todas las plataformas principales y tienen las herramientas que necesita para trabajar de manera productiva. Después de considerar docenas de aplicaciones en esta categoría, estas son las mejores que hemos probado, seguidas de lo que debe buscar al elegir la aplicación adecuada para sus necesidades.
Todoist es un raro ganador de cinco estrellas de Editors' Choice porque es simplemente la mejor aplicación de lista de tareas del mercado. Está magníficamente diseñado con todas las funciones que cualquiera podría necesitar, como vistas personalizadas, entrada de lenguaje natural, opciones de colaboración y más.
Nos encanta Todoist Pro para personas que necesitan administrar todos los aspectos de sus vidas, desde tareas laborales hasta listas de compras. La versión Business de Todoist también es excelente para equipos pequeños que necesitan coordinar trabajos continuos o proyectos ligeros en colaboración.
Cada vez que los lectores de PCMag solicitan consejos sobre la gestión del trabajo, nuestra respuesta siempre incluye lo siguiente: "¿Ya probaste Asana?" Es sin duda una de las mejores aplicaciones para administrar la lista de tareas de cualquier equipo o empresa. Limita con ser una aplicación de gestión de proyectos completa, pero funciona igualmente bien, si no mejor, para grupos de personas que necesitan trabajar juntas. Si tu equipo pasa las tareas de trabajo de una persona a otra, deberías considerar usar Asana al 100 % para administrarlo.
Asana es para equipos. Las personas absolutamente pueden usarlo para administrar sus propias tareas, proyectos y listas, pero realmente sobresale como una aplicación de equipo colaborativo para administrar el trabajo.
OmniFocus es una excelente aplicación de lista de tareas pendientes con una larga lista de funciones. Es potente y funciona bien. Puede agregar una gran cantidad de detalles a las tareas. También nos gusta que compre OmniFocus como un producto independiente por una tarifa única o como una suscripción, según lo que mejor se adapte a su bolsillo.
OmniFocus solo está disponible en dispositivos Apple, con cierto soporte para una aplicación web, por lo que es realmente mejor para las personas que usan Mac, iPhone, iPad o Apple Watch, pero no para dispositivos Windows o Android. Más allá de eso, es para personas que siguen el método de productividad y organización Getting Things Done. Getting Things Done es un método registrado por David Allen, quien escribió un libro con el mismo nombre. Prescribe una forma de mantenerse organizado, y OmniFocus se creó y diseñó para las personas que siguen ese método. OmniFocus no ofrece colaboración, por lo que solo es adecuado para personas que planean administrar sus tareas solo.
TickTick es una poderosa aplicación de lista de tareas pendientes con un precio razonable, y puede usarla en casi cualquier lugar. Está disponible como aplicación de escritorio para macOS y Windows, así como aplicaciones móviles para iOS y Android que son compatibles con Apple Watch y Android Wear. TickTick también tiene una aplicación web, una aplicación de Chrome y extensiones de navegador para Chrome y Firefox.
TickTick está diseñado para ayudar a las personas que siguen tanto el método Getting Things Done como a quienes utilizan la Técnica Pomodoro. Getting Things Done es un método para mantenerse organizado, acuñado por David Allen y explicado en un libro del mismo nombre. La Técnica Pomodoro es una estrategia para concentrarse en tareas importantes sin perder el tiempo ni posponer las cosas. Implica el uso de un temporizador, y Tick Tick tiene uno de esos temporizadores especiales integrado en la aplicación.
Things 3 es una de las mejores aplicaciones de lista de tareas pendientes para dispositivos Apple con una interfaz magníficamente diseñada. Es un poco ligero en funciones, pero para algunas personas, su naturaleza ordenada es lo que lo hace tan atractivo.
Esta aplicación ha sido un éxito de nicho entre los entusiastas de Mac, iPhone y iPad durante años. Es ideal para personas que trabajan solas, ya que no admite colaboración y para aquellos que desean una interfaz mínima sin sacrificar demasiada potencia.
Toodledo es una fantástica aplicación de lista de tareas que va más allá. Esta aplicación quiere ayudarlo no solo a tachar todas las tareas pendientes de su lista, sino también a adoptar nuevos hábitos y organizar sus pensamientos. Tiene una lista exhaustiva de características, aunque también te arroja un exceso de información a cada paso.
Toodledo es para personas que siguen el método Getting Things Done para mantenerse organizados y productivos. También es para personas a las que les gusta personalizar cada detalle de su aplicación de lista de tareas pendientes.
Las aplicaciones de lista de tareas pendientes son un centavo la docena, y pocas de ellas se destacan por ser mucho mejores que otras. Por ejemplo, hay muchas aplicaciones excelentes para Android o iPhone, pero no te sirven de nada cuando estás trabajando en una computadora portátil y necesitas anotar un pensamiento rápidamente sin levantar el teléfono y perder tu lugar.
Es por eso que para esta lista, solo incluimos aplicaciones a las que puede acceder tanto en computadoras de escritorio como en dispositivos móviles. Después de evaluar alrededor de 25 posibles contendientes, los probamos y evaluamos y seleccionamos las aplicaciones con la puntuación más alta para enumerarlas aquí.
Uno de los principales puntos a tener en cuenta al probar y calificar es qué tan bien estas aplicaciones lo ayudan a organizar y mantenerse al tanto de sus tareas. También consideramos la colaboración, es decir, la capacidad de compartir una lista de tareas pendientes con otras personas, aunque lo vemos como una característica adicional y no como un requisito para ser incluido.
También buscamos aplicaciones que se adaptaran a diferentes perfiles de usuario, como personas que siguen el método de organización Getting Things Done (GTD) (OmniFocus 3 y Toodledo son buenas opciones).
Una de las aplicaciones de listas de tareas pendientes más populares, Wunderlist, fue adquirida por Microsoft en 2015 y dejó de funcionar cinco años después. La ambición declarada de Microsoft era construir una aplicación de reemplazo para Wunderlist desde cero, clonando todas sus mejores características en el proceso. Francamente, la nueva aplicación, Microsoft To Do, tardó demasiado en llegar al mercado y llegó a medio preparar, por lo que no se incluye aquí. Obtuvo una puntuación demasiado baja.
Hay algunas cualidades para buscar en una aplicación de tareas pendientes. Los tres primeros son:
diseño,
herramientas para administrar y organizar sus tareas, y
opciones de colaboración
El diseño es muy importante en esta categoría de aplicaciones porque terminas mirando tu aplicación de lista de tareas con frecuencia. ¿Cómo harás algo si no puedes soportar mirar tu fea aplicación? Un buen diseño también permite que la aplicación se sienta intuitiva, por lo que puede escribir las cosas que le vienen a la mente rápidamente.
Cada aplicación de lista de tareas viene con herramientas y características para organizar tus tareas y listas, y en un mundo ideal, estas características coinciden con tu forma de pensar. Por ejemplo, si es una persona muy visual, es posible que le resulte importante codificar por colores sus listas o tareas para mostrar la prioridad. Si eres una persona orientada a las fechas límite, querrás una aplicación que clasifique tus tareas por fecha de vencimiento o las muestre en una vista de calendario. Si es olvidadizo, es posible que desee una aplicación que le envíe recordatorios en diferentes dispositivos.
En cuanto a la colaboración, siempre es útil tener la opción de compartir una lista de tareas pendientes. Para uso doméstico, una lista colaborativa de tareas pendientes significa que puede asignar tareas a otras personas o realizar un seguimiento cuando alguien ha comprado artículos de una lista de compras compartida. En entornos empresariales, la gestión colaborativa de tareas hace que trabajar juntos sea más fácil y transparente.
Nuestro principal ganador general es Todoist. Todoist es la mejor aplicación de lista de tareas que encontrarás. Funciona en todas las plataformas. Puede usarlo de forma gratuita o pagar una tarifa razonable para obtener todas las funciones. Está diseñado de una manera que hace que su uso sea productivo. Tienes muchas opciones de personalización. Hace todo lo que puedas desear.
Varias de las mejores aplicaciones de listas de tareas tienen un sólido nivel de servicio gratuito. De ellos, nuestros favoritos son Asana y Todoist. Asana puede tener una forma demasiado libre para los gustos de algunas personas. Todoist tiene una estructura más inherente.
Otra buena aplicación gratuita es Remember the Milk, que obtuvo una puntuación demasiado baja para entrar en esta lista de las mejores aplicaciones de lista de tareas pendientes. Recuerde que Milk parece de la vieja escuela en comparación con las mejores aplicaciones de listas de tareas pendientes, pero es capaz y confiable. También es muy intuitivo. Puede averiguar todos los entresijos en minutos.
Muchas de las otras aplicaciones de tareas pendientes en esta lista son excelentes, pero sus versiones gratuitas son bastante limitadas en comparación con el poder de sus versiones pagas.
No debería sorprender que nuestras mejores selecciones para equipos sean también los ganadores de Editors' Choice: Todoist (opte por la suscripción Business en este caso a $8 por persona por mes o $72 por año) y el plan Premium, Business o Enterprise de Asana. (desde $13.49 por persona por mes).
Todoist funciona mejor entre pequeños grupos de personas que organizan tareas relativamente sencillas, mientras que Asana es mejor para gestionar un trabajo en equipo más profundo, el tipo de trabajo que cambia entre muchas manos y pasa por muchas fases antes de completarse.
Un desafío constante en el mundo del software es decidir qué se clasifica como aplicación de gestión de proyectos y qué encaja en otras categorías, como aplicaciones de listas de tareas pendientes y aplicaciones de gestión del trabajo.
Consideramos que las aplicaciones de gestión de proyectos deben diseñarse para gestionar específicamente el trabajo basado en proyectos y ofrecer diagramas de Gantt. El trabajo basado en proyectos significa una serie de tareas que tiene una fecha de inicio, una fecha de finalización y un entregable. Construir una casa es un proyecto. Enviar un cohete a la luna es un proyecto. Sin embargo, responder correos electrónicos de soporte es una serie de tareas continuas y no un proyecto.
Ocasionalmente, nos encontramos con una aplicación que abarca más de una categoría. Aquí, Asana es esa aplicación. Ahora incluye herramientas para la gestión de proyectos tradicionales, pero también funciona perfectamente como una aplicación de lista de tareas pendientes.
En general, las aplicaciones de gestión de proyectos y las aplicaciones colaborativas de tareas pendientes tienen el mismo propósito general pero a una escala muy diferente. Ambos realizan un seguimiento de lo que se debe hacer, cuándo y por quién. Ayudan a las personas a administrar el tiempo de manera más eficiente y regulan cuántas tareas se asignan a cada persona en un equipo. Las aplicaciones de administración de proyectos ayudan a grandes grupos de personas a hacer malabarismos con los horarios, los recursos y los presupuestos de una manera que las aplicaciones de listas de tareas no pueden. Las aplicaciones de tareas pendientes son más sencillas y cuestan menos que el software de gestión de proyectos. Para muchos tipos de trabajo, las aplicaciones de tareas pendientes son una mejor opción.
Tener una excelente aplicación de lista de tareas puede ayudarlo a organizarse y hacer más, ya sea que desee administrar tareas personales o las de una familia o un equipo pequeño.
Una aplicación de tareas pendientes es tan útil como la información que ingresa en ella, por lo que, además de elegir la aplicación correcta, también puede leer estos consejos para crear mejores listas de tareas pendientes. Si está buscando compartir tareas pendientes, también puede consultar nuestra historia sobre cómo hacer una lista de tareas pendientes y un calendario familiar.
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