En muchas organizaciones, a menudo es un trabajo difícil e ingrato programar a los empleados en sus distintos turnos. El individuo a cargo de esta tarea debe pensar mucho antes de colocar a los trabajadores en sus diferentes franjas horarias. Cuando se hace con éxito, se maximiza la productividad y los costos de mano de obra no superan las ventas. Semana tras semana, mes y mes, esta tarea debe repetirse una y otra vez. Esto puede convertirse en un proceso tedioso y propenso a errores si se hace manualmente usando papel y lápiz o una hoja de cálculo.
Hace años, solo las organizaciones más grandes podían permitirse un software que les permitiera automatizar la tarea de programar a los trabajadores, pero luego surgieron afortunadamente los servicios basados en la nube. Hoy en día, muchos proveedores ofrecen software de planificación de turnos y programación de empleados a través del modelo de software como servicio (SaaS), que es lo suficientemente flexible como para ser utilizado en múltiples industrias y verticales por empresas con tan solo cinco empleados o hasta 15 000. . Lo mejor de todo es que este software puede costar tan solo $ 1 por mes por empleado, con descuentos disponibles para grandes fuerzas laborales o para suscribirse a un paquete de servicios relacionados, como la gestión general de recursos humanos (HR) o la nómina.
Los proveedores están persiguiendo a un número creciente de pequeñas y medianas empresas (PYMES) que están abandonando Google Docs, Microsoft Excel o papel y lápiz por soluciones de programación que son más productivas y que ayudan a mantener contentos a los empleados. También facilitan el cumplimiento de las nuevas regulaciones, incluidas las leyes de salario mínimo y horas extra, la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio y las medidas de la "Declaración de Derechos" de los trabajadores que ciudades como San Francisco y Seattle han aprobado en los últimos años. De 2014 a 2015, la adopción de software de programación de mano de obra y mano de obra aumentó un 40 %, al menos en parte debido a una mayor regulación, según la Encuesta de sistemas de recursos humanos de 2015-2016 (se abre en una ventana nueva) de la firma analista de la industria Sierra-Cedar.
Para ayudarlo a controlar sus necesidades de programación de turnos, probamos las soluciones de los 10 mejores jugadores en el espacio. Entre estas reseñas, encontrará proveedores como Humanity, Shiftboard, Ximble, When I Work y el ganador de Editors' Choice, Vice. Todos tienen interfaces de usuario (IU) nuevas y modernas, que incluyen interruptores de encendido/apagado y otros controles similares a los de las aplicaciones móviles. Las plataformas When I Work y ZoomShift también funcionan igual de bien en computadoras de escritorio y dispositivos móviles, al menos para los empleados. Todos los productos que revisamos ofrecen plantillas y otros accesos directos que pueden reducir el tiempo que lleva configurar y crear horarios.
La mayoría de las soluciones que revisamos se pueden configurar para que los empleados puedan recoger, dejar o intercambiar turnos, sin necesidad de la aprobación previa de un gerente (aunque, en algunos casos, es posible que deba pagar más por tales funciones). Algunos se pueden configurar para que los gerentes puedan crear horarios con todos los turnos abiertos, dando a los empleados más voz sobre cuándo y cuánto trabajan. Eso es fundamental en industrias como la atención médica y la comida rápida, donde las empresas ven dar a las personas más flexibilidad en su vida laboral como una ventaja competitiva que pueden usar para contratar mejores trabajadores y conservar empleados valiosos.
Independientemente de su apariencia individual, todas las herramientas de software de planificación de turnos y programación de empleados comparten un puñado de elementos comunes. Uno de estos elementos es una base de datos de empleados que incluye la información de contacto del trabajador individual, el título o tipo de trabajo, la capacitación u otras calificaciones y su disponibilidad (incluidas las preferencias de turno y las solicitudes de tiempo libre). Además de ingresar manualmente los datos de los trabajadores, todos los proveedores ofrecen a los nuevos usuarios algunas opciones para cargar datos de personal existentes desde fuentes como hojas de cálculo de Microsoft Excel, así como sistemas de nómina o punto de venta (POS). Las plataformas When I Work y ZoomShift permiten a los usuarios agregar nuevos trabajadores con un mínimo de información; los empleados también pueden completar el resto de sus datos la primera vez que inician sesión en el sistema, lo cual es un ahorro de tiempo que a los gerentes les encantará.
Otros dos elementos básicos del software de programación de turnos son una biblioteca de trabajos o posiciones (por ejemplo, servidor, cajero, cantinero, lavaplatos y anfitrión) que pueden tener referencias cruzadas con ubicaciones o sitios web de trabajo. Algunas plataformas se integran con Google Maps para que, cuando los empleados consulten su horario, puedan ver la ubicación y obtener indicaciones. Esta es una función útil para empresas como empresas de catering, pintores de casas o empresas de mudanzas cuyos trabajadores van a diferentes lugares de trabajo todos los días.
El corazón de este tipo de software es el módulo de programación, que generalmente se puede configurar para que parezca un calendario diario, semanal o mensual, según las necesidades de su negocio. Las celdas vacías en la cuadrícula representan las horas del día; se completan a medida que se crean los turnos. Los módulos brindan a los programadores múltiples formas de crear horarios. Algunas de estas formas incluyen crear un turno y luego arrastrar y soltar un nombre de la lista de empleados para completarlo; crear y reutilizar plantillas de turnos, copiar turnos de un período de tiempo anterior (como la semana anterior) o cargar horarios desde hojas de cálculo. Algunas ofertas llevan esto un paso más allá, ofreciendo herramientas de programación automatizadas que un ejecutivo o supervisor de turno puede usar para establecer parámetros y luego dejar que el software cree un horario para ellos.
Permitir que los empleados agreguen horas en las que están disponibles para trabajar en su perfil, pujar por turnos abiertos o intercambiar turnos se ha convertido en la norma de facto (aunque proveedores como ZoomShift no ofrecen intercambios de turnos como parte de su nivel de servicio de menor precio). Servicio). También es la nueva norma permitir que los empleados decidan cómo quieren recibir alertas de actualizaciones de horarios, ya sea por correo electrónico, SMS o simplemente a través de mensajes en la aplicación, por ejemplo.
Un área que separa las buenas plataformas de planificación de turnos de las mediocres es la generación de informes. Cuando planifican turnos, empresas como restaurantes y tiendas minoristas necesitan saber cuáles serán sus costos laborales y cómo se relacionan con las ventas. Algunos software pueden extraer datos de programas de terceros a través de la integración en el nivel de la interfaz de programación de aplicaciones (API), incluidos los sistemas POS, los administradores de tiempo y asistencia u otro software de recursos humanos. Estas soluciones de software luego combinan esos datos con sus propias bases de datos para crear historiales de ventas, pronósticos y otros informes. En tales casos, el sistema puede analizar cuántas personas trabajaron en Black Friday el año pasado y cuáles fueron las ventas, y luego calcular cuántas personas se deben programar este año para maximizar las ganancias.
Otro diferenciador es el soporte. Aunque los desarrolladores han trabajado para hacer que el software sea intuitivo, incluso las plataformas con interfaces de usuario fáciles de usar toman tiempo para acostumbrarse. Las plataformas Adjunto, HotSchedules y Humanity ofrecen soporte las 24 horas, los 7 días de la semana por teléfono, correo electrónico o chat. Ellos y otros proveedores ofrecen asistentes que guían las cuentas nuevas a través del proceso de configuración, botones de ayuda en pantalla, preguntas frecuentes extensas, videos instructivos, sesiones de capacitación en línea e instrucciones personalizadas, ya sea por una pequeña tarifa o como parte de el proceso de implementación. Algunas plataformas, como ZoomShift, envían a los nuevos clientes una serie de alertas diarias por correo electrónico con respuestas a las preguntas más frecuentes de los clientes.
En todos los productos que probamos, los precios mínimos aproximados oscilan entre $1 y $2,45 por usuario por mes para varios números de ubicaciones, usuarios y funciones. Luego, los precios bajan a medida que las empresas agregan más de cada uno, o para las empresas que se suscriben a paquetes de servicios que incluyen un reloj registrador, tiempo y asistencia u otros módulos. Algunas plataformas, como Vice y Humanity, le permiten hacer demostraciones de cuentas sandbox para tipos específicos de empresas, incluidos restaurantes, agencias de atención médica, empresas de seguridad y minoristas. Esto podría ayudarlo a determinar si es adecuado para su negocio.
Con todo, encontramos que estas soluciones bien valen el costo. Si todavía usa papel y lápiz u hojas de cálculo para programar a los trabajadores por hora, sepa que hay una mejor manera. El software de planificación de turnos y programación de empleados basado en SaaS es fácil de usar y, si se queda atascado, la mayoría de las plataformas ofrecen una variedad de ayuda (a la mayoría de las cuales se puede acceder de inmediato sin recurrir a una llamada de servicio al cliente). Si está pagando $ 1 por usuario por mes, entonces el costo puede sumarse, especialmente si es una empresa más grande. Sin embargo, el retorno de la inversión (ROI) es menos horas dedicadas a la programación, una fuerza de trabajo más confiable y eficiente, y tiempo adicional que puede dedicar a otras partes de su negocio.
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