A menudo es una molestia administrar los vehículos en su negocio. Es difícil hacer un seguimiento del mantenimiento programado y las renovaciones de registro, y todos los costos asociados de sus vehículos pueden terminar influyendo en sus futuras decisiones de compra y venta. También puede ser difícil canalizar esos datos directamente a su sistema de contabilidad para procesar los gastos. Y este proceso solo se vuelve más difícil a medida que pasa de administrar un vehículo a, digamos, cuatro o más vehículos en su organización. Es fácil imaginar que las cosas se salgan de control fácilmente. Simplemente no puede administrar con éxito toda su flota sin ayuda externa, y aquí es donde entra en juego el software de administración de flotas.
En términos básicos, el software de gestión de flotas está diseñado para realizar un conjunto diverso de tareas con respecto a todos los vehículos que utiliza su empresa. Puede, entre otras cosas, ayudar a controlar los costos, mejorar la eficiencia, responsabilizar a los conductores y, en general, ayudar a las empresas a entender cómo encajan sus vehículos en el panorama general de sus operaciones comerciales. Debido a que las industrias de todo tipo dependen de automóviles, camiones, furgonetas y similares para entregar sus productos, las empresas de todo tipo y tamaño adoptan el software de gestión de flotas.
La mayoría del software de gestión de flotas viene en forma de ofertas de software como servicio (SaaS), lo que significa que el proveedor aloja la aplicación en la nube y la implementación en su empresa es simplemente una cuestión de registrarse para obtener la cantidad necesaria de cuentas. Luego, sus usuarios inician sesión a través de un navegador web estándar, lo que puede facilitar el uso de dispositivos alternativos, como teléfonos inteligentes y tabletas.
Cuando enumera funciones importantes que debe buscar en las soluciones de gestión de flotas, la gestión de tareas ocupa un lugar sorprendentemente alto en la lista. Dependiendo del tipo de negocio que tenga, puede tener docenas o incluso cientos de vehículos en el campo. Hacer un seguimiento de qué empleados están realizando qué tareas con estos vehículos puede ser un gran dolor de cabeza si solo está utilizando Microsoft Excel. Como resultado, la mayoría de las herramientas de gestión de flotas del mercado actual ofrecen una funcionalidad de gestión de tareas que le permite crear tareas, asignar conductores y otro personal a la tarea, así como establecer una fecha de vencimiento. Estas funciones funcionan de manera similar a una herramienta de colaboración dedicada como Asana (Visita el sitio en Asana) (Se abre en una ventana nueva) .
Algunas herramientas le permiten crear tareas más detalladas que otras. Avrios, por ejemplo, le permite nombrar la tarea, darle una fecha de vencimiento y adjuntar un vehículo a la tarea. Por otro lado, la gestión de tareas es uno de los enfoques de diseño centrales de Onfleet, y esta herramienta le permite especificar si la tarea es una recogida o devolución, especificar una cantidad y asignarle un tiempo de servicio estimado. Dependiendo de quién esté usando la herramienta, su deseo de qué tan detalladas desea las tareas variará, así que asegúrese de investigar todas las opciones en nuestro resumen de revisión.
Si tiene muchos vehículos y conductores en el campo, eso significa que tiene miles, si no millones, de dólares en activos en la naturaleza y propensos a todo tipo de problemas. Si desea poder controlar los vehículos y los conductores en cualquier momento, está de suerte. La mayoría del software de gestión de flotas proporciona una vista de mapa de su flota en la que puede realizar un seguimiento del movimiento del vehículo en tiempo real.
El seguimiento de vehículos se realiza de varias maneras. La mayoría de las herramientas, como Fleetio y Onfleet, rastrean la actividad a través de una aplicación móvil que los conductores descargan y configuran. Si bien esto permite el seguimiento de cosas como la ubicación, la velocidad y la dirección de un vehículo, no puede rastrear automáticamente información detallada como el estado del motor, el odómetro y el estado de la batería. Para esos, necesitará un rastreador que se conecte al puerto de diagnóstico del vehículo. Si bien algunas herramientas, como Fleetio, admiten la integración con estos rastreadores, Teletrac Navman Director y Zubie son las únicas que hemos probado hasta la fecha que incluyen un dispositivo con suscripción. Si bien puede ser más costoso, los gerentes que desean datos granulares sobre el estado del vehículo querrán considerarlos en lugar de una solución como Onfleet, que solo ofrece seguimiento de ubicación a través de una aplicación móvil.
Además de mirar el campo, una característica novedosa en varias herramientas que probamos es un módulo de tabla de clasificación de conductores que clasifica el rendimiento de los conductores en función del tiempo total de trabajo, la cantidad de veces que el conductor acelera agresivamente y la cantidad de veces pisaron los frenos demasiado fuerte. Los empleados que conducen con sensatez se colocan en la parte superior de la tabla de clasificación, y puede ver a los conductores problemáticos en la parte inferior para que pueda reprenderlos por cualquier problema entrante. Hasta ahora, hemos visto esta función en la elección de Editors' Choice Fleetio y también en Zubie, y nos encantaría verla adoptada en otros lugares.
Monitorear el estado general de sus vehículos es otra parte importante de la gestión de flotas. Esto incluye hacer un seguimiento del mantenimiento de rutina, estar al tanto del desgaste y reparar los problemas del motor cuando ocurran.
Como se mencionó anteriormente, tener un rastreador de dispositivos de diagnóstico puede registrar automáticamente estos datos por usted. Si está dispuesto a que su personal ingrese los datos manualmente (y ahorre un poco de dinero en el proceso), Avrios y Fleetio le permitirán crear recordatorios para verificar estas cosas y luego ingresar los resultados en el sistema a través de un aplicación de escritorio o móvil.
Adquirir vehículos y contratar conductores es costoso, por decir lo menos. Detectar ineficiencias en la flota y solucionar esos problemas es clave para asegurarse de que su negocio siga siendo rentable. Todas las herramientas de administración de flotas (excepto Onfleet) incluyen algún tipo de función de informe que le brinda una descripción general de todos los costos asociados con su flota. Avrios y Fleetio, en particular, son excelentes herramientas para esto porque le brindan cifras concretas del costo total de propiedad (TCO) cuando se trata del costo total por milla (CPM) de un vehículo.
Teletrac Navman Director y Zubie son los claros ganadores en lo que respecta al cálculo de costos, simplemente porque vienen con un rastreador de puertos de diagnóstico. Ser capaz de registrar y rastrear esta información automáticamente hace que valga la pena el costo adicional para los gerentes que desean un verdadero control de seguimiento. También puede integrar un dispositivo de terceros con Fleetio, pero esto tiene un costo adicional.
Aquellos que buscan un software de gestión de flotas tienen muchas opciones excelentes. Encontramos mucho que nos gustó en cada una de las ocho herramientas que probamos, y la verdad es que cada herramienta sería ideal para una audiencia específica. En última instancia, lo alentamos a que mire cada herramienta en este resumen de revisión y tome su decisión de compra en función de sus necesidades.
Con eso en mente, algunos software de gestión de flotas son más adecuados para pequeñas y medianas empresas (PYMES) que otros. Nos gustaron las funciones de gestión de tareas y la facilidad de uso de Avrios, pero carece de las funciones de seguimiento de vehículos de sus competidores. Nos impresionó el sólido conjunto de funciones de Zubie, pero las capacidades de seguimiento adicionales tienen un costo que algunas empresas no estarán dispuestas a pagar.
Onfleet comienza en $ 149 por mes para 1,000 tareas, y para obtener el conjunto completo de funciones, debe pagar la friolera de $ 1,999 por el plan de nivel superior. Por otro lado, Avrios comienza en solo $ 1 por mes por vehículo y sube a $ 9 por mes por vehículo, según la cantidad de funciones que desee. Hay empresas que pueden encontrar que la estructura de precios de Onfleet es adecuada para ellas, pero la estructura de precios basada en vehículos de la mayoría de las herramientas de gestión de flotas lo hace mucho más amigable para las empresas más pequeñas que buscan un producto que pueda crecer fácilmente con ellas.
Descubrimos que nuestra gestión de flota Ricitos de oro, entonces, es Fleetio. Ofrece una buena variedad de características y seguimiento de vehículos, además, comienza en solo $ 3 por vehículo por mes. Este equilibrio entre funcionalidad y precio lo convierte en nuestra elección para Editors' Choice en software de gestión de flotas. En pocas palabras, Fleetio es la mejor opción para la mayoría de las empresas.
Hay muchas tareas diferentes que se encuentran bajo el paraguas de la gestión de flotas, y su plataforma ideal dependerá de lo que sea más importante para usted. Si está buscando crear y realizar un seguimiento de las tareas para mantener la productividad, entonces puede apreciar el diseño centrado en tareas de Onfleet. Si su objetivo principal es estar al tanto de las condiciones del vehículo, entonces querrá la funcionalidad infundida de diagnóstico de Zubie. Es probable que Fleetio haga felices a la mayoría de las empresas, pero la gestión de flotas arroja una amplia red de funciones y objetivos, así que lea detenidamente nuestras ocho reseñas detalladas antes de tomar una decisión final de compra.
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