Aunque están estrechamente relacionadas con el software de gestión de relaciones con los clientes (CRM), las aplicaciones de gestión de clientes potenciales se centran en el canal de ventas. Con la herramienta adecuada, los vendedores pueden convertir los datos en clientes potenciales viables. Naturalmente, la información de contacto sigue siendo el componente clave, proporcionando un registro del historial de relaciones para alimentar las conversaciones. Sin embargo, el software de gestión de clientes potenciales se diferencia del software de CRM en que le permite hacer referencia a las necesidades o consultas específicas de los clientes que pueden convertirse rápidamente en ventas.
Las soluciones de gestión de clientes potenciales varían en complejidad. Si bien existen algunas herramientas independientes de gestión de clientes potenciales, la mayoría forman parte de un CRM más completo u otras soluciones de automatización de procesos de ventas. Esto tiene sentido, considerando que la gestión de prospectos es parte del proceso de ventas general y, una vez que sus prospectos se identifican como oportunidades, es mucho más simple para el personal de ventas si pueden continuar sin tener que cambiar a una aplicación diferente. Esto es especialmente importante para organizaciones más pequeñas en las que un solo empleado puede manejar todo el proceso, o para organizaciones más grandes que tienen la política de educar a los vendedores moviéndolos de un paso del proceso de ventas a otro. Por otro lado, si los empleados que manejan clientes potenciales generalmente se mantienen en departamentos separados de aquellos que completan las ventas, entonces un paquete de gestión de clientes potenciales por separado podría funcionar.
La gestión de leads es el primer paso de cualquier proceso de ventas. Se identifican personas u organizaciones que tienen potencial en el producto o servicio que ofrece su empresa. La gestión de clientes potenciales lo ayuda a guiar a esa entidad a través de los pasos que podrían (con suerte) convertir ese cliente potencial en una venta real.
Este proceso a menudo se ilustra como un embudo. En la parte superior del embudo están los nuevos clientes potenciales, que se han adquirido a través de una variedad de métodos: listas compradas, formularios web, eventos, cookies web rastreadas, redes sociales, etc. Todos esos nombres deben ser filtrados, contactados para averigüe si son prospectos legítimos y comprométalos en un esfuerzo por convertirlos de clientes potenciales en oportunidades de ventas. En cada etapa, los nombres se descartan porque no son reales, no responden o simplemente no están interesados. Como resultado, el embudo se estrecha hasta llegar al otro extremo donde te quedas con los clientes que pagan.
Tratar con los clientes potenciales en la parte superior del embudo puede ser un asunto difícil, especialmente para las empresas más pequeñas. Un cliente potencial que expresa interés y luego se descuida puede ser una oportunidad perdida. Cuando usted es un solo vendedor que trata con docenas o incluso cientos de clientes potenciales, es imposible rastrearlos y hacer un seguimiento de ellos sin alguna ayuda. Ahí es donde la gestión de clientes potenciales es fundamental para el proceso.
Para elegir un conjunto adecuado de herramientas de gestión de clientes potenciales, primero debe evaluar qué tan complejo es su proceso de ventas. Una pequeña empresa con uno o dos agentes de ventas y una carga razonablemente pesada de clientes potenciales simultáneos no necesitará un conjunto de herramientas tan amplio como una empresa más grande que capta sus clientes potenciales a granel y a través de múltiples cadenas de productos o servicios.
También necesita evaluar las habilidades y necesidades de su equipo. Algunos de los paquetes más simples están listos para usar y son más apropiados para nuevas empresas y empresas más pequeñas, mientras que otros ofrecen muchas más funciones y mucha más flexibilidad. Sin embargo, debido a que deben personalizarse para adaptarse a la estructura de su organización y al software existente, el proceso de integrarlos en su sistema y capacitar a sus empleados para usarlos requerirá más tiempo y esfuerzo.
Hay algunas cosas que todos estos paquetes tienen en común: todos ofrecen una instantánea de cada cliente potencial individual, incluida su información de contacto y asociaciones. Cada punto de contacto (correo electrónico, llamada telefónica, etc.) se registra y está disponible de inmediato. Se pueden programar tareas futuras, como llamadas de seguimiento o correos electrónicos, y se pueden registrar y consultar notas sobre los resultados de cada contacto. Una vez que sea apropiado, puede mover ese cliente potencial al siguiente paso del proceso, ya sea para etiquetarlo como un "cliente potencial calificado" (alguien que es un cliente probable) o declararlo como un cliente potencial fallido y eliminarlo de la lista.
En este punto, la diferencia entre herramientas de gestión de clientes potenciales más simples y más complejas se hace evidente. Los paquetes más simples funcionan con una sola lista de contactos u organizaciones que luego se pueden etiquetar según su lugar en el proceso de ventas. Si anticipa que su empresa va a reunir una gran cantidad de ventas potenciales, entonces debe buscar un producto que separe los clientes potenciales de los contactos. Los clientes potenciales son personas u organizaciones que acaban de ser contactadas o que han reaccionado a un alcance por primera vez, mientras que los contactos han pasado por un proceso de investigación y, por lo tanto, ahora son clientes potenciales calificados. Los paquetes que ofrecen dos listas separadas generalmente permiten que los clientes potenciales se muevan automáticamente a los contactos cuando los marca como calificados.
Cuando se trata de una gran cantidad de posibles clientes potenciales, la automatización puede facilitar mucho el trabajo. En el extremo inferior de la escala, un programa de gestión de clientes potenciales debería poder importar una lista de nombres. La mayoría, si no todos, de estos paquetes pueden asociarse con programas de correo electrónico populares como Gmail de Google, Microsoft Outlook o plataformas más grandes como Microsoft Exchange. Esto es para que los clientes potenciales que respondan correos electrónicos puedan ingresar automáticamente al sistema CRM. Estos también se pueden usar para habilitar campañas de marketing por correo electrónico mediante el uso de plantillas para contactar o enviar información a los clientes potenciales.
También hay otras formas de recopilar clientes potenciales. Algunas aplicaciones pueden obtener nombres de redes sociales como Facebook y Twitter cuando las personas comentan sobre su producto o le dan "me gusta" a una de sus publicaciones. (Otras aplicaciones pueden usar socios o aplicaciones de terceros para manejar datos de redes sociales).
Un buen producto de gestión de clientes potenciales también mantendrá informados a los vendedores y otros usuarios, permitiéndoles saber a quién se ha llamado, a quién se debe un contacto de seguimiento y dónde se encuentra cada cliente potencial en el embudo. Como mínimo, debe recordarle las tareas y las citas que ha establecido para cada cliente potencial y asegurarse de que esté al tanto si su esfuerzo de ventas no logró contactar a un cliente potencial sólido.
Una forma de realizar un seguimiento de sus clientes potenciales es el uso de canalizaciones. Una canalización especifica los pasos necesarios para convertir un cliente potencial en un contacto y (con suerte) en un cliente. Las canalizaciones pueden ser muy simples, recordándole cuál debe ser el siguiente paso y permitiéndole marcar cada paso en el camino. Un producto de gama alta puede enviar automáticamente la respuesta adecuada en los pasos especificados y no le permitirá continuar a menos que haya completado los pasos necesarios. (Por ejemplo, es posible que un vendedor no pueda decir que un cliente potencial está "calificado" a menos que se le haya enviado por correo electrónico un documento con los precios).
Debido a que una herramienta de administración de prospectos es algo con lo que probablemente trabajará durante mucho tiempo, debe tener en cuenta los requisitos futuros de su empresa. Aunque sus necesidades pueden ser bastante simples este año, si anticipa tener que lidiar con una gran cantidad de clientes potenciales extraídos de una variedad de fuentes diferentes, entonces puede valer la pena comprar una solución de administración de clientes potenciales que pueda acomodar una mayor cantidad de campañas. inversión inicial de tiempo y dinero. (Tenga en cuenta que la inversión también incluirá personal para personalizar la solución y brindar capacitación a su personal).
Por último, tenga en cuenta a las personas que van a utilizar el producto: su personal de ventas. Todos estos productos incluyen pruebas gratuitas de dos semanas a un mes, junto con manuales de ayuda en línea y videos de capacitación. La mayoría también ofrece seminarios web introductorios a cargo de representantes de la empresa. Vale la pena aprovechar estos recursos antes de comprar e incluir al menos a dos o tres de sus representantes de ventas en las pruebas, ya que ellos saben mejor qué herramientas necesitarán para convertir clientes potenciales en clientes.
Para obtener más información sobre las aplicaciones comerciales, consulte Los mejores proveedores de VoIP y El mejor software de videoconferencia.
No Comments