Los administradores de recursos humanos (RR. HH.) requieren un software intuitivo de administración de beneficios (BA) para realizar un seguimiento de las ventajas y comodidades que ofrecen en una empresa. Las herramientas deben ser fáciles de usar tanto para el empleador como para el empleado. Después de todo, usted no quiere que los empleados renuncien porque no supieron cómo usar una solicitud de beneficios. Un programa de beneficios bien administrado podría ser la receta para conservar el mejor talento.
Piense en cómo sus empleados hacen su día. Tienen cargas de trabajo implacables y muchas reuniones. Ese es su trabajo, pero el software BA debe ser fácil de usar para equilibrar el tiempo que tienen que dedicar a sus responsabilidades habituales. Una herramienta BA fácil de usar puede ahorrar dinero a las empresas y mantener su tiempo libre para el trabajo, así que busque un portal de beneficios que sea fácil de usar.
Los paquetes de beneficios atractivos no solo son un factor clave para atraer a los mejores talentos a su nueva empresa o hacer crecer una pequeña o mediana empresa (PYME), sino que también son la forma de mantener felices a esos empleados y demostrarles que son valorados. Pero no importa cuán grandes sean los beneficios y las ventajas que ofrece su empresa, necesita una experiencia BA dentro de su plataforma de gestión de recursos humanos que facilite la administración y personalización de los planes de recursos humanos. RR.HH. también debe brindar a los empleados un portal de autoservicio sencillo e intuitivo desde el cual ver y administrar los beneficios.
La naturaleza de las herramientas BA es que pueden aparecer en muchas formas y en diferentes tipos de productos. BA es una de esas piezas centrales de funcionalidad que puede encontrar en una amplia variedad de aplicaciones de software como servicio (SaaS). La mayoría del software de administración de recursos humanos incluye algunas características de BA pero, en este resumen de revisión, también incluimos herramientas que administran BA desde plataformas de planificación de recursos empresariales (ERP) y nómina en línea.
Ya sea como un producto de administración de beneficios independiente o como un módulo BA dentro del software empresarial todo en uno, las empresas deben buscar funciones BA que faciliten el trabajo de RR.HH. Por un lado, busque productos que brinden a los empleados acceso sin problemas a la información de sus beneficios a través de dispositivos móviles y de escritorio. Por otro lado, asegúrese de evaluar cuidadosamente los productos para asegurarse de que en última instancia simplifiquen el plan de beneficios, especialmente su configuración y proceso de seguimiento. Los productos también deben brindar a los empleados la mayor flexibilidad posible al elegir la cobertura de salud adecuada y beneficios adicionales para ellos y sus familias.
La capacidad de administrar la gama más amplia posible de planes de beneficios es más importante que nunca en 2020, no solo debido a la evolución de las tendencias de recursos humanos en general, sino particularmente debido a la pandemia de coronavirus. La flexibilidad del plan debe ser un criterio de compra clave para cualquier empresa que busque comprar un paquete de administración de beneficios este año. Sin embargo, incluso antes de la pandemia, la lista de beneficios potenciales que se ofrecían a los empleados era larga y creciente para 2020, como lo demuestran los resultados de la encuesta a continuación, de la firma de investigación de mercado Statista (Se abre en una ventana nueva) .
Pero la flexibilidad del plan y la gestión se ha vuelto aún más importante debido a la pandemia, que ha afectado significativamente las ofertas de beneficios de la mayoría de las empresas, particularmente en el segmento de atención médica. Por ejemplo, los empleados despedidos o suspendidos, especialmente si la empresa busca volver a contratarlos después de COVID-19, significarán un aumento en los beneficios de COBRA y se requerirá un cuidado adicional al administrar esta parte de la cartera de beneficios de una organización. Las cuentas de gastos flexibles para el cuidado de dependientes también pueden volverse problemáticas para muchas empresas, ya que los empleados se preguntan si necesitan o no seguir contribuyendo con estos dólares, ya que ahora trabajan desde casa y se encargan del cuidado de los niños.
El reembolso de la matrícula para la capacitación en el hogar, los cálculos de nómina de salarios reducidos y las distribuciones relacionadas con el coronavirus a las cuentas de jubilación son solo algunos ejemplos más en una lista mucho más larga de problemas que los administradores de beneficios podrían necesitar manejar en el próximo año. Asegurarse de que su posible plataforma de administración de beneficios pueda manejar estos y otros problemas a medida que surjan solo puede lograrse planificando claramente los próximos 12 a 24 meses de la estrategia de beneficios de su empresa y luego adaptando las características a la medida.
De las herramientas de BA incluidas en este resumen, la mayoría cubre la funcionalidad central que su empresa debe buscar como algo dado en cualquier plataforma de BA. Para empezar, necesita beneficios básicos de salud y seguro médico, dental y de la vista, y la mayoría también agrega seguro de vida y discapacidad. También tenga cuidado de asegurarse de que brinden una integración de datos segura con los principales operadores y proveedores de seguros. Esto también significa sincronizarse con importantes regulaciones de cumplimiento, incluida la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio (Se abre en una ventana nueva) (ACA) y la Ley de Reconciliación Presupuestaria Ómnibus Consolidada (Se abre en una ventana nueva) (COBRA).
La otra cara de ofrecer esos beneficios básicos es la integración de la nómina y la gestión de los fondos de jubilación, como un plan 401(k). Los candidatos más deseables esperarán que su empresa ofrezca estos programas. Verifique el software BA independiente y las plataformas de administración de recursos humanos que su empresa está considerando para asegurarse de que el software pueda sincronizarse con su proveedor de nómina preferido o servicio de procesamiento de pagos establecido, como ADP o QuickBooks Online Plus.
La comodidad de acceder a estos beneficios es de suma importancia. Como resultado, el software también debe integrarse en toda su organización. Considere el papel del administrador de recursos humanos. Hacen la mayor parte del trabajo, y el objetivo de una solución SaaS basada en la nube es facilitar la configuración de planes y beneficios. También debería brindarles un panel único desde el cual supervisar si los empleados se han registrado y permitirles realizar cambios ad hoc cuando sea necesario, sin preocuparse por errores o pasos manuales adicionales. Herramientas como Gusto y Zenefits facilitan las cosas a los administradores de beneficios, ofreciendo un proceso de configuración de beneficios intuitivo y un panel de administración integral.
En ese tema de simplificar el proceso de beneficios para los departamentos de recursos humanos y TI, la otra necesidad absoluta es un portal de autoservicio navegable y de fácil acceso para los empleados. Cuanto más permita un portal de beneficios a los empleados configurar y personalizar sus beneficios disponibles, como la capacidad de establecer tarifas variables o planes de salud personalizados, menos trabajo tendrán que hacer los administradores.
Como prácticamente cualquier otro tipo de aplicación, los usuarios también deberían poder acceder a sus beneficios desde cualquier lugar, ya sea desde una aplicación de escritorio o en sus teléfonos inteligentes o tabletas. Los planes de seguro de salud y beneficios a menudo contienen información que los empleados necesitan fuera de la oficina, como números de identificación e información diversa sobre pólizas. Al usar la aplicación Zenefits, por ejemplo, un usuario puede obtener una copia de su tarjeta de seguro directamente desde la aplicación mientras se encuentra en el consultorio de un médico u otra cita relacionada con la salud. Se supone que los beneficios son convenientes, por lo que cuanto más fácil sea acceder a ellos cuando un empleado los necesite, más atractivo será el paquete.
Si está buscando una funcionalidad adicional de una plataforma de gestión de RR. BA directo, no puede vencer a Zenefits, nuestra elección definitiva de los editores en esta categoría, cuando se trata de opciones de beneficios, funciones adicionales y facilidad de uso. En pocas palabras, encontramos que es la mejor oferta de su clase.
Las herramientas de gama alta diseñadas para BA para nuevas empresas, como Zenefits, ofrecen una variedad de módulos adicionales para personalizar aún más la plataforma de beneficios. Zenefits incluye módulos de beneficios para opciones que incluyen compensación de trabajadores, seguro de propiedad y accidentes para empresas, y un módulo de beneficios de opciones de acciones para ayudar a reclutar a los mejores talentos de inicio.
Junto con las plataformas integrales de recursos humanos y nómina, como BambooHR y Gusto, las herramientas BA centradas en las empresas emergentes también automatizan la incorporación y los procesos de beneficios siempre que sea posible. Las funciones, como las citas futuras, permiten a los empleados realizar cambios en los beneficios mucho antes de un cambio de estado inminente (como casarse) para automatizar ese proceso y garantizar una transición de beneficios sin problemas. Servicios como Gusto incluso ofrecen recomendaciones a los empleados para planes de salud personalizados a través de un algoritmo automatizado. Algunos software facilitan el proceso de BA, con una experiencia de usuario (UX) simple e intuitiva, mientras que otros van más allá, automatizando y contextualizando la experiencia para una máxima personalización y eficiencia organizacional. Con la creciente incorporación de IA en todas las categorías tecnológicas, espere ver funciones más inteligentes incorporadas en las herramientas de BA en un futuro próximo.
Finalmente, no se duerma con los datos. La mayoría de las herramientas de BA incluyen algún tipo de informe de beneficios con fines de cumplimiento y auditoría. Pero plataformas como BambooHR, Benefitfocus BenefitsPlace, Gusto, Rippling y Zenefits pueden brindarle datos de inteligencia comercial (BI) más profundos sobre el tipo de beneficios y planes que eligen sus empleados y por qué. Estos datos de BI están empaquetados en visualizaciones de datos de aspecto inteligente para que los presente a la gerencia y los ejecutivos. De manera similar a cómo podría analizar los datos de ventas en su empresa, puede obtener muchas ideas excelentes al usar estas herramientas basadas en datos. Después de todo, todos los datos que recopila su empresa son valiosos.
BA no es algo único para todos. La solución que elija su startup, pyme o empresa más grande se basará en una serie de factores, entre los que se encuentran las herramientas de recursos humanos y nómina en las que ya ha invertido. Si está creando un programa BA desde cero, especialmente para una nueva empresa emergente o una PYME, le recomendamos el ganador del premio Editors' Choice, Zenefits. Pero dependiendo de las necesidades específicas de su organización, cualquiera de las soluciones de software de este resumen puede ser adecuada para usted. Asegúrese de tomarse el tiempo para investigar adecuadamente cada producto en este resumen.
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