Si su equipo se comunica en Slack, también tiene sentido programar y organizar reuniones allí. Comenzar una reunión o programarla desde Slack es fácil y hay varias formas de hacerlo, según las otras aplicaciones que use su equipo. Incluso cuando no tienes acceso al calendario de alguien, como cuando estás planeando reuniones con colaboradores externos, Slack tiene algunas soluciones elegantes. Aquí hay cinco formas diferentes de hacer que las reuniones sean más fáciles y eficientes dentro de Slack.
Como muchos usuarios de Slack ya saben, Slack ofrece capacidades de videollamadas. Los usuarios gratuitos de Slack pueden tener llamadas individuales, ya sea de video o audio, y los miembros que pagan pueden tener grupos de hasta 15 personas en una llamada.
La herramienta de videoconferencia de Slack es excelente para reuniones improvisadas, pero le faltan algunos de los beneficios que obtiene de otro software de videoconferencia, como la capacidad de grabar la reunión y generar una transcripción de lo que se dijo, que ofrece Zoom. Tampoco es la mejor opción para reuniones muy grandes, como los ayuntamientos. Para estos escenarios, es posible que deba recurrir a otras opciones.
Outlook sigue siendo una herramienta muy utilizada para programar reuniones y no tienes que salir de Slack para usarla. Cuando conecta su calendario de Outlook a Slack (se abre en una nueva ventana) , puede recibir recordatorios de próximos eventos, ver sus próximos eventos, informar automáticamente a sus compañeros de equipo cuando esté ocupado y crear nuevos eventos con un botón de acceso directo, todo dentro de Slack.
Cuando recibe un recordatorio de una próxima videoconferencia, puede incluir un enlace para que pueda unirse sin salir de Slack. También puede responder a invitaciones a reuniones, recibir una notificación cuando alguien actualice los detalles de un evento y cambiar su confirmación de asistencia.
Slack es una herramienta extremadamente abierta en el sentido de que permite que casi cualquier empresa cree una integración o un bot para ella. Los bots son extremadamente útiles como asistentes de programación. Te ayudan a encontrar el mejor momento para reunirte entre un grupo de personas.
Si bien hay muchas opciones, Doodle es uno de mis favoritos. Es una excelente opción cuando necesita reunirse con personas ajenas a su equipo u organización a cuyos calendarios no puede acceder para verificar su disponibilidad. La forma más sencilla de usar Doodle (tiene muchos usos, en realidad) es crear una encuesta con opciones con fechas y horas para reunirse, y las personas responden eligiendo las opciones que les funcionan. A medida que llegan las respuestas, Doodle realiza un seguimiento de la respuesta más popular. Para usar Doodle dentro de Slack, simplemente instale el bot Doodle (se abre en una nueva ventana) . Una vez hecho esto, puede crear una encuesta y compartirla con los canales de Slack apropiados o con personas específicas.
Otro bot similar es x.ai (Se abre en una nueva ventana) . Con esto instalado, usa comandos de barra oblicua para programar reuniones con personas específicas. Es una buena aplicación, pero solo verá todo su potencial si todos los miembros de su equipo usan x.ai y lo conectan a sus calendarios para que el bot pueda verificar automáticamente la disponibilidad de las personas.
Otra forma de preguntar a las personas cuándo están disponibles para reunirse es crear una encuesta. No tiene que ser específico para programar reuniones, como lo es Doodle. Usar una encuesta podría ser una mejor opción que Doodle si no programa reuniones con muchos participantes con demasiada frecuencia. Además, una herramienta de encuesta más general también tiene otros usos, como pedir comentarios después de las reuniones.
Simple Poll (Se abre en una ventana nueva) y Polly (Se abre en una ventana nueva) son dos de las herramientas de encuestas y sondeos más populares en Slack, aunque hay otras. Otra forma de hacer una encuesta es hacer una pregunta como una publicación de Slack y sugerir respuestas que coincidan con reacji. Por ejemplo, sugiera tres veces para reunirse y coloque un emoji al lado de cada uno, como un punto rojo, un punto verde y un punto azul. Luego, las personas pueden responder usando el reactji correspondiente. Slack te muestra automáticamente cuántas personas eligieron cada opción.
Si usa Zoom para reuniones de video, puede conectar sus cuentas de Zoom y Slack para que el proceso de programar una reunión o iniciar una en el lugar sea más rápido y fácil. Cuando los dos servicios están conectados, obtiene algunos beneficios. Por un lado, puede cambiar la configuración predeterminada en el botón de llamada en Slack (icono de teléfono) para iniciar una videollamada de Zoom en lugar de una llamada de Slack. En segundo lugar, antes de unirse a una llamada en curso, puede ver detalles sobre la reunión, cuánto tiempo ha transcurrido y quién está en la llamada, todo directamente en su canal de Slack. Una vez que finaliza una llamada, también puede ver la duración de la llamada y el resumen de los participantes en Slack.
Para configurar la integración entre las dos aplicaciones, debe asegurarse de tener instalada la nueva aplicación de Slack para Zoom (se abre en una ventana nueva) y no la heredada. También necesita una cuenta Pro, Business o Enterprise Zoom.
Para obtener más consejos relacionados con Slack, consulte nuestros 50 trucos de Slack, así como nuestras sugerencias para mantener Slack ordenado para que no se vuelva abrumador o distraiga.
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