Saber cómo combinar varios archivos PDF en un solo archivo es fácil y puede aumentar su productividad. No desea infligir media docena de archivos PDF en el departamento de contabilidad, por ejemplo, cuando puede entregar un documento unificado. O tal vez tenga cuatro o cinco secciones de un informe que imprimió para separar archivos PDF de Word, Excel y un editor de fotos. ¿Cómo los pones todos en un solo archivo? Estas preguntas son aún más apremiantes para las personas que trabajan desde casa y aquellos que intentan dejar de usar papel porque los archivos PDF reemplazan fácilmente a los documentos físicos. La gente necesita saber cómo organizarlos y administrarlos.
Si usa una Mac, tiene la única herramienta que necesitará ya integrada en el sistema operativo macOS. Dicho esto, puede encontrar soluciones más flexibles y con todas las funciones si compra aplicaciones comerciales de terceros.
Si usa Windows, necesita aplicaciones de terceros; es bueno que haya algunas opciones gratuitas de código abierto que hacen el trabajo.
Con cualquier sistema operativo, siempre puede usar una aplicación en línea que combine y edite archivos PDF cargados, pero desconfío de usarlos casi todos. Algunos de estos sitios parecen no tener un plan de negocios viable, y sus servicios de edición de PDF les brindan la capacidad de recolectar los datos en sus archivos, incluidos los metadatos invisibles, que potencialmente pueden identificarlo a usted y a su sistema. Es posible que no desee proporcionar esos metadatos a un sitio del que no sabe nada, y ese sitio podría beneficiarse de sus datos de formas que no le agradarán. Hago una excepción a esta regla: el servicio gratuito de combinación de PDF de Adobe (Se abre en una ventana nueva) .
Cuando necesite combinar archivos PDF en Windows, es posible que desee tener una Mac porque la aplicación Preview solo para macOS hace el trabajo rápida y fácilmente. Windows 10 le permite ver archivos PDF en el navegador Edge, pero no le permite hacer nada con ellos.
Para fusionar o administrar archivos PDF en Windows, necesita una aplicación de productividad de terceros gratuita, pero limitada, o una de las muchas aplicaciones comerciales bien diseñadas.
Si sus necesidades de administración de PDF son mínimas, instale el PDFsam gratuito y de código abierto (Se abre en una nueva ventana) . Si desea la versión básica gratuita, desmarque la opción en el instalador para descargar la versión mejorada, que es gratuita para obtener una vista previa pero cuesta $ 59 por año para mantener. Una interfaz espaciosa le permite elegir entre funciones como fusionar y dividir archivos PDF. Otra característica ingeniosa combina dos documentos PDF, alternando entre las páginas de cada archivo, para que pueda crear un solo PDF a partir de PDF separados que contengan las páginas frontal y posterior de un documento original de dos caras.
No espere una interfaz fácil de usar como las vistas en miniatura de Adobe Reader y otro software comercial. Con PDFsam, combina dos archivos PDF arrastrándolos a una ventana, que los agrega a una lista. La lista se reorganiza arrastrando líneas individuales. Puede especificar un rango de páginas de cada PDF, pero tendrá que averiguar qué páginas desea ver el documento en una aplicación separada como Microsoft Edge o Adobe Reader. Afortunadamente, puede abrir archivos PDF directamente desde la lista de archivos en PDFsam.
Las funciones opcionales incluyen la capacidad de agregar una página en blanco al final de un PDF con un número impar de páginas, de modo que el siguiente documento en el PDF fusionado comience en la página de la derecha. También puede agregar un pie de página a cada página del documento combinado. Otra característica le permite fusionar marcadores y campos de formulario de los archivos originales. Cuando esté listo para fusionar los archivos PDF, simplemente haga clic en el botón Ejecutar. PDFSam está disponible para macOS y versiones de Linux basadas en Debian.
Una aplicación gratuita alternativa disponible en Microsoft Store es PDF Merger & Splitter (Se abre en una nueva ventana) , de una empresa llamada AnywaySoft cuyo sitio web no brinda mucha información sobre la empresa en sí. PDF Merger & Splitter es una aplicación gratuita de la plataforma universal de Windows (comúnmente llamada aplicación UWP) que utiliza la biblioteca PDFsharp de código abierto para crear archivos PDF.
En comparación con PDFsam, obtiene muchas menos opciones y una interfaz menos amigable, pero la aplicación supera a PDFsam en su capacidad para hacer que todos los archivos PDF que combine tengan un solo tamaño de página. PDFsam solo le permite forzar que todas las páginas tengan el mismo tamaño que la primera página, mientras que PDF Merger & Splitter también le permite forzar que todas las páginas tengan el mismo tamaño que la página más grande o el tamaño utilizado por la mayoría de las páginas. Recomiendo encarecidamente PDFsam, pero vale la pena tener PDF Merger & Splitter para esta función.
Si desea mejores indicaciones visuales al fusionar archivos PDF, necesita una aplicación comercial que le permita ver el PDF combinado antes de guardarlo en el disco y que también muestre imágenes en miniatura para que pueda arrastrarlas hacia arriba y hacia abajo en una barra lateral y reorganizar las páginas. Puede usar casi cualquier software de edición de PDF, desde PDF-Xchange Editor de Tracker Software, de precio moderado, o elegir una de nuestras aplicaciones Editor's Choice como ABBYY FineReader 15 o Adobe Acrobat DC.
Todas estas aplicaciones te permiten combinar archivos PDF básicamente de la misma manera. Así es como lo haría en PDF-XChange Editor:
Vaya a Archivo > Nuevo documento
Elija la opción para combinar archivos en un solo PDF
Arrastre los archivos que desea combinar en un solo PDF al cuadro de lista de archivos. Puede agregar una variedad de tipos de archivos, incluidos PDF, archivos de texto, imágenes, documentos de Word, Excel y PowerPoint. La aplicación convierte todos los archivos a formato PDF antes de combinarlos.
Al combinar archivos, puede especificar el rango de páginas que desea importar y puede ajustar la combinación abriendo varios archivos en pestañas separadas en PDF-XChange Editor y arrastrando imágenes en miniatura de la página que desea desde la pestaña de origen a la pestaña de destino. Si las miniaturas no están visibles, presione Ctrl-T o use el menú Ver > Paneles.
A diferencia de Windows, macOS viene con herramientas de PDF integradas de alta potencia, incluida la aplicación de vista previa de aspecto engañosamente modesto. En todas las versiones recientes de macOS, comenzando con Catalina en 2019, Finder también le permite crear o combinar archivos PDF desde un menú en su vista de Galería (la vista que muestra una vista previa grande del archivo actual).
Para combinar dos o más archivos PDF en el Finder de macOS, cambie a la vista de Galería desde la barra de herramientas del Finder o desde el menú Ver de la línea superior.
A continuación, mantenga presionada la tecla Comando y seleccione los archivos que desea combinar.
Haga clic en cada archivo en el orden en que desea que aparezcan los archivos en el PDF combinado. Cuando selecciona más de un archivo, aparece un botón Crear PDF en el panel de inspección a la derecha.
Haga clic en Crear PDF y el Finder creará un nuevo PDF en su escritorio, que contendrá todos los PDF que seleccionó.
Alternativamente, puede seleccionar varios archivos en la Vista de lista del Finder, luego hacer Ctrl-clic o hacer clic con dos dedos para que aparezca un menú contextual. Elija Acciones rápidas, luego Crear PDF.
Aún mejor, no tiene que limitarse a fusionar archivos PDF. Puede seleccionar varias imágenes, como archivos PNG, TIFF y JPEG, además de archivos PDF existentes, y usar la misma técnica para combinarlos en un solo PDF también.
Si el archivo PDF combinado que crea desde el Finder no tiene sus páginas en el orden que desea, es fácil de arreglar. Haga doble clic en el PDF para abrirlo en la aplicación Vista previa. Si las miniaturas no están visibles en la barra lateral de Vista previa, vaya al menú Ver para activarlas y luego arrastre las miniaturas hacia arriba y hacia abajo en la barra lateral en el orden correcto.
La aplicación Preview ofrece los mismos poderes de combinación de PDF que Finder y puede ser más fácil de usar para tareas complejas. Para combinar dos o más archivos PDF en Vista previa, comience por hacer una copia de uno de los archivos y trabaje con el duplicado. Este paso es una precaución esencial porque Vista previa guarda el archivo mientras trabaja, y si los resultados no son los que desea, deberá hacer un trabajo de campo sofisticado para recuperar el archivo original.
Abra el archivo duplicado. Arrastra archivos PDF adicionales a la barra lateral y suéltalos en la posición del archivo donde quieras que estén. Puede moverlos al principio o al final, o entre dos páginas existentes. Si se equivoca en la ubicación, puede arrastrar una o más miniaturas a la ubicación correcta y puede eliminar las páginas que no desee.
¿Qué sucede si solo desea fusionar algunas páginas de un segundo archivo PDF? Abra ese archivo en otra ventana PDF y arrastre las miniaturas que desee a su primer archivo PDF. Como siempre en macOS, puede presionar Mayús y hacer clic para seleccionar un rango continuo de páginas, o Cmd y hacer clic en varias páginas para seleccionar páginas desde cualquier parte del archivo. Si algunas páginas se importan con la orientación incorrecta, use la barra de herramientas de Vista previa para rotarlas.
A veces, la vista previa actúa de forma aparentemente impredecible al guardar un archivo, por lo que, cuando tenga las páginas combinadas dispuestas como desee, seleccione Archivo > Exportar a PDF y guarde el PDF fusionado con su propio nombre. También puede elegir Archivo > Cerrar y seguir las indicaciones para guardar el archivo combinado con el nombre del archivo con el que comenzó, pero es más seguro usar la opción Exportar a PDF.
Al igual que Finder, Preview le permite fusionar cualquier archivo que Preview pueda mostrar en un PDF existente. Eso significa que puede incluir PNG, TIFF, JPEG y otros formatos de imagen estándar. Pero, ¿qué sucede si desea crear un PDF que contenga un documento de Word o una hoja de cálculo de Excel? No puede arrastrar esos documentos a Vista previa, pero puede imprimir esos archivos en PDF usando los menús Imprimir de Word y Excel. Los archivos PDF resultantes se pueden usar para una combinación.
Si Preview no proporciona todas las funciones que necesita, puede usar las impresionantes funciones de ajuste fino que ofrece la aplicación gratuita PDFSam de código abierto (mencionada en la sección sobre la fusión de archivos PDF en Windows). PDFSam funciona de la misma manera en macOS que en Windows.
Alternativamente, si tiene una aplicación comercial de terceros como Adobe Acrobat, puede fusionar archivos PDF de la misma manera que los fusiona en Vista previa. También puede arrastrar directamente archivos en cualquier formato de archivo que Acrobat sepa convertir a PDF, incluidas páginas web HTML, archivos de texto sin formato, documentos de Word y hojas de cálculo de Excel. Además, Acrobat le permite crear un PDF completamente nuevo a partir de uno o más de estos mismos formatos externos. Simplemente use el menú Archivo > Crear y siga las indicaciones.
Para conocer otras formas de convertir un PDF en un archivo de Microsoft Word, puede consultar nuestra guía. Si necesita ayuda para realizar cambios en su PDF una vez que se hayan combinado los documentos, consulte nuestra historia sobre cómo editar un PDF.
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